Semua pengguna boleh memuat turun PKPA berkenaan dan templat asas myPortfolio dengan langkah-langkah berikut;

(i) klik pada Tab Pekeliling di portal MAMPU (www.mampu.gov.my);

(ii) klik pada pautan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam;

(iii) klik pada pautan 2018; dan

(iv) Right Click tetikus pada PKPA Bil. 4 Tahun 2018_myPortfolio Panduan Kerja Sektor zip dan klik opsyen “Save Link As…” untuk muat turun dokumen-dokumen berkenaan.

PKPA ini tidak menghalang pihak tuan/ puan memaparkan nama agensi di muka hadapan myPortfolio. Ia boleh dinyatakan di ruang alamat muka hadapan myPortfolio.

Ya. Kebanyakan 10 komponen yang wujud dalam myPortfolio wujud hasil dari pemantapan dan penggabungan elemen- elemen dalam MPK dan FM.

Tiada halangan untuk menggunakan tulisan tangan bagi Jadual Pengemaskinian dalam myPortfolio. Walau bagaimanapun, adalah lebih baik jika ia dapat ditaip.

Susunan boleh dibuat seperti yang berikut:

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 2

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 3

Penempatan secara pentadbiran tidak dibenarkan seperti surat edaran Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO), Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) bertarikh 31 Disember 2014. MyPortfolio perlu disediakan untuk jawatan yang mempunyai waran perjawatan atau surat kelulusan perjawatan mengikut di mana jawatan itu yang ditempatkan seperti yang dinyatakan di dalam waran.

Ya, boleh. Dengan syarat carta organisasi berkenaan sama seperti format dalam myPortfolio yang hanya perlu menunjukkan jawatan dan hierarki jawatan tersebut, bukan bersekali dengan penyandang.

Ya, pihak tuan/ puan perlu melabelkan setiap PT(PO) tersebut dengan nombor atau huruf yang berlainan bagi menunjukkan perbezaan setiap satu jawatan PT(P/O) dalam carta organisasi bahagian.

Seboleh-bolehnya, cuba elakkan memasukkan “tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa” dalam JD supaya setiap jawatan berkenaan lebih jelas fungsi dan akauntabilitinya.

Deskripsi Tugas atau JD dimasukkan dalam myPortfolio bagi memudahkan perancangan sumber manusia dalam sesebuah agensi. Bukan sahaja boleh menjadi rujukan kepada penyandang, malah ia juga boleh dijadikan alat perancang kepada Penyelia mahupun Ketua Jabatan. Deskripsi Tugas dalam myPortfolio juga akan membantu dalam proses pembangunan organisasi melalui pengenalpastian beban tugas yang dipikul oleh sesuatu jawatan dan kesesuaian gred jawatan.

MyPortfolio diperkenalkan bagi mengambil kira keperluan semasa dan perubahan sekeliling. Objektif dan prinsip umum yang ingin dicapai oleh myPortfolio dan FM adalah sama, malah myPortfolio memperkukuhkan lagi elemen ketelusan, akauntabiliti dan pemantauan.

Secara ringkas, myPortfolio mempunyai keunikan berikut:

(i) Lebih mudah disediakan;

(ii) Fokus kepada jawatan berbanding penyandang; dan

(iii) Mempunyai komponen yang lebih sedikit berbanding

MyPortfolio perlu disediakan oleh penyandang jawatan berkenaan.

Penetapan satu bahagian sebagai penyelaras pelaksanaan myPortfolio akan ditentukan oleh Ketua agensi berkenaan.

Tidak ditetapkan tempoh tertentu. Walau bagaimanapun, setiap jawatan yang diwujudkan hendaklah dalam kadar segera disediakan myPortfolio berkaitan.

Ya. myPortfolio boleh digunakan sebagai salah satu dari dokumen rujukan atau pembuktian dalam proses audit ISO.

MyPortfolio adalah satu dokumen rujukan bagi melaksanakan tugas jawatan berkenaan. Jika sesuatu jawatan itu tidak mempunyai myPortfolio, penyandang jawatan berkenaan tidak dapat menjalankan tugasnya dengan teratur dan mungkin berlakunya kesilapan semasa beliau menjalankan tugas.

MyPortfolio hendaklah disediakan bagi jawatan yang belum diisi dan jawatan baharu. Bagi jawatan yang belum diisi, myPortfolio boleh disediakan oleh penyelia. Bagi jawatan baharu, myPortfolio boleh disediakan oleh Pengurus Sumber Manusia.

Pengemaskinian myPortfolio tidak tertakluk kepada satu-satu tempoh tertentu. Ia bergantung kepada perubahan yang berlaku dan melibatkan jawatan berkenaan. Jika tidak ada sebarang perubahan, myPortfolio tidak perlu dipinda atau dikemaskinikan.

PKPA Bil. 4 Tahun 2018 mengkehendaki semua Ketua Jabatan untuk menentukan bahagian khusus di agensi masing-masing sebagai penyelaras kepada pelaksanaan myPortfolio. Semua Ketua Jabatan juga diminta untuk memastikan myPortfolio dipantau dan dilaksanakan dengan berkesan.

Pihak Berkuasa Negeri tidak tertakluk kepada pemakaian PKPA Bil. 4 Tahun 2018 secara automatik tanpa melalui kelulusan atau persetujuan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (MMKN) Atau Kabinet Negeri terlebih dahulu.

Sebagaimana PKPA-PKPA yang sebelumnya, PKPA ini juga tertakluk kepada pemakaiannya di peringkat Pihak Berkuasa Negeri samada menerima sepenuhnya mahupun menerima dengan pengubahsuaian.

Oleh kerana prinsip pemakaian mana-mana PKPA tertakluk kepada keputusan Pihak Berkuasa Negeri, MPK dan FM yang diperkenalkan menerusi PKPA Bil. 8 Tahun 1991 boleh terus diguna pakai oleh Kerajaan Negeri walaupun ianya telah dibatalkan oleh kerajaan menerusi PKPA Bil. 4 Tahun 2018.

Contoh yang diberikan melalui PKPA Bil. 4 Tahun 2018 adalah bagi memudahkan penyediaan myPortfolio. Sekiranya agensi ingin membuat reka bentuk muka depan myPortfolio yang berlainan dari contoh yang diberikan, ia dibolehkan. Walaubagaimanapun, reka bentuk berkenaan haruslah seragam bagi sesebuah agensi bagi semua jawatan. Maklumat yang perlu diletakkan di muka hadapan myPortfolio hendaklah mengikut format muka depan myPortfolio sebagaimana dalam pekeliling.

Jika pegawai penilai pertama bagi sesuatu jawatan itu kosong, pegawai penilai kedua dalam hierarki yang sama hendaklah meluluskan dokumen atau pindaan dokumen myPortfolio.

MyPortfolio sememangnya boleh diguna pakai dalam proses pelan penggantian dengan cara mengenal pasti jawatan-jawatan tertentu dan menyediakan pelapis bagi setiap penyandang jawatan berkenaan.

MyPortfolio boleh digunakan bagi tujuan pementoran dengan mengenal pasti mentor dan mentee menerusi kandungan JD.

MyPortfolio juga boleh digunakan bagi tujuan bimbingan khusus (coaching) dengan     mengenal     pasti     coachee    yang    akan diletakkan di bawah seliaan coach dalam rantaian tugas yang sama bagi tujuan peningkatan kemahiran dan kompetensi

MyPortfolio boleh digunakan bagi tujuan menyediakan pelan latihan dengan mengambil maklumat kemahiran yang diperlukan bagi sesuatu jawatan yang dinyatakan dalam JD dan mengatur latihan yang sesuai dengan kompetensi yang diperlukan oleh penyandang.

JD yang terdapat dalam myPortfolio boleh dianalisis terlebih dahulu oleh kaunselor sebelum menjalankan sesi kaunseling. Maklumat mengenai akauntabiliti, tugas, pegawai atasan dan kemahiran yang dibekalkan dalam JD boleh memberikan maklumat awal kepada kaunselor untuk tindakan seterusnya.

Selagi jawatan yang mempunyai waran perjawatan atau surat kelulusan perjawatan, myPorfolio perlu disediakan. Jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/Surat Kelulusan Perjawatan.

MyPortfolio menyokong pemerkasaan bakat melalui kebolehan dokumen berkenaan digunakan     sebagai         alat           pementoran (mentoring), bimbingan khusus (coaching), latihan (training) dan sebagainya. Dengan adanya proses kerja dan carta alir yang lebih jelas, sesuatu proses kerja boleh ditambah baik sama dengan cara mengetahui proses mana yang perlu disemak mahupun kajian menyeluruh proses kerja di sesebuah agensi.

Selaras dengan perkembangan teknologi dan cara bekerja di kebanyakan agensi Kerajaan, PKPA ini memilih myPortfolio sebagai nama atau tajuk kepada panduan kerja. myPortfolio membawa maksud tugas saya, bidang tugas atau tanggungjawab saya.

JD merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi yang mana lebih komprehensif berbanding senarai tugas.

PKPA tidak menghalang jika ada agensi ingin menambah komponen yang mesti ada dalam setiap myPortfolio bergantung kepada keperluan sesebuah agensi dan tidak lari dari tujuan asal myPortfolio itu diperkenalkan.

Carta fungsi disediakan berasaskan kepada objektif dan fungsi sesebuah agensi itu ditubuhkan yang dinyatakan dalam undang- undang penubuhan agensi, akta-akta tertentu, enakmen mahupun keputusan Jemaah Menteri/ MMKN.

Penyediaan myPortfolio adalah berdasarkan waran perjawatan. Selagi sesuatu jawatan itu dinyatakan dalam waran perjawatan atau surat kelulusan perjawatan, myPortfolio bagi sesuatu jawatan itu perlu dibuat oleh penyandang. Jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan.

Bagi memudahkan penyediaan myPortfolio, norma kerja telah dikeluarkan daripada myPortfolio. Walau bagaimanapun, agensi boleh mengekalkannya jika ada keperluan.

Seseorang pegawai yang menyandang sesuatu jawatan bertanggungjawab untuk:

(i) Menyediakan dokumen myPortfolio dengan lengkap mengikut tempoh masa yang ditentukan oleh Ketua Jabatan;

(ii) Membuat pindaan dalam myPortfolio jika berlaku sebarang perubahan dalam dokumen myPortfolio dan mendapatkan kelulusan daripada penyelianya; dan

(iii) Menyerahkan myPortfolio kepada Ketua Jabatan/ Penyelia/ Pegawai Penyelaras semasa bertukar keluar/ tamat

MyPortfolio tidak dibangunkan dengan tujuan bagi mengukur prestasi sesuatu kerja berdasarkan tempoh masa yang tertentu. MyPortfolio diperkenalkan dengan tujuan memudahkan rujukan pelaksanaan tugas sesuatu jawatan. Walau bagaimanapun, pengukuran prestasi proses sesuatu kerja masih boleh diukur menggunakan formula yang diguna pakai dalam PKPA Bil. 2 Tahun 2005. Dalam hal ini juga, subkomponen Dimensi dalam komponen JD juga boleh dijadikan rujukan semasa menetapkan piawaian pengukuran dan penilaian prestasi seseorang pegawai.

Secara prinsipnya semua jawatan yang tersenarai dalam senarai jawatan perlu mempunyai myPortfolio masing-masing. Walau bagaimanapun, jawatan anggota pentadbiran tidak tertakluk kepada prinsip kadar upah untuk kerja mahupun prinsip pelantikan mengikut kelayakan akademik sebagaimana pegawai awam. Oleh yang demikian, penyediaan myPortfolio kepada anggota pentadbiran tidak akan mencapai maksud mahupun objektif asalnya. Bagi maksud ini juga, jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan.

Secara prinsipnya semua jawatan yang tersenarai dalam waran jawatan atau surat kelulusan perjawatan perlu mempunyai myPortfolio masing-masing. Walau bagaimanapun, pegawai yang sedang bercuti belajar dan disandangkan ke jawatan kumpulan latihan dikecualikan dari menyediakan myPortfolio kerana mereka tidak menjalankan tugas sebagaimana pegawai awam yang tidak bercuti belajar. Mereka juga tidak tertakluk kepada prinsip kadar upah untuk kerja semasa bercuti belajar.

Ya. Semua komponen yang terkandung dalam myPortfolio hendaklah disusun mengikut urutan yang ditetapkan bagi mencapai maksud atau objektif myPortfolio itu disediakan.

Ya. Penyediaan myPortfolio tertakluk kepada jawatan yang disenaraikan dalam waran perjawatan. Selagi jawatan berkenaan ada dalam waran perjawatan, myPortfolio perlu disediakan oleh penyandang. Jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan.

Tidak. Penyediaan myPortfolio hanya tertakluk kepada jawatan yang disenaraikan dalam waran perjawatan. Selagi jawatan berkenaan ada dalam waran perjawatan, myPortfolio perlu disediakan oleh penyandang. Jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan.

Senarai undang-undang, peraturan atau punca kuasa di bawah komponen myPortfolio hanya memadai disenaraikan tajuk besar sesuatu undang-undang, peraturan atau punca kuasa. Penyataan secara khusus misalnya seksyen, subseksyen, para atau klausa tertentu tidak perlu dinyatakan kerana ia telah dinyatakan dalam format proses kerja.

Senarai semak boleh digunakan oleh penyandang semasa beliau melaksanakan tugas dengan menandakan proses yang telah selesai dan membuat catatan di ruangan berkenaan berkaitan proses kerja berkenaan. Format senarai semak ini boleh dimasukkan bersekali dalam fail atau sampul kecil bagi memastikan pelaksanaan sesuatu proses kerja itu lengkap.

Bagi pelaksanaan fasa permulaan, setiap jawatan hendaklah disediakan dokumen myPortfolio secara fizikal. Walau bagaimanapun, pembangunan aplikasi myPortfolio secara dalam talian akan dibangunkan dalam satu tempoh masa yang terdekat.

Tidak. MPK tidak perlu disediakan. myPortfolio menggantikan MPK dan FM maka hanya myPortfolio perlu disediakan. MyPortfolio Ketua Jabatan boleh difahami sebagai MPK Jabatan.