Soalan Lazim Pengurusan Rekod - Portal Rasmi MAMPU

HomePengurusan Rekod MAMPUSoalan Lazim Pengurusan Rekod

Soalan Lazim Pengurusan Rekod

Pengurusan Rekod

BIL.	SOALAN	JAWAPAN
1.	Apakah itu rekod?	Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya
2.	Apakah itu rekod awam / rasmi	Rekod yang diwujudkan atau yang diterima secara rasmi oleh mana-mana pejabat awam semasa melaksanakan tugas rasminya.
3.	Apakah itu pengurusan rekod?	Melibatkan proses kawalan rekod bermula dari pewujudan, penyenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod
4.	Sebagai seorang penjawat awam apakah tanggungjawab beliau dalam pengurusan rekod?	Penjawat awam perlu memastikan rekod yang diterima atau diwujudkan diurus mengikut peraturan dan prosedur pengurusan rekod yang telah ditetapkan sama ada diperingkat jabatan/kementerian atau Arkib Negara Malaysia
5.	Apakah prosedur pengurusan rekod di MAMPU?	Pengurusan rekod MAMPU dilaksanakan secara Registri Berpusat. Bermaksud, semua rekod yang diterima dan disimpan akan diuruskan oleh Unit Registri dan Rekod (URR), Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP). Ini berdasarkan kepada Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah (APKP) Bil 1 Tahun 2013 : Tatacara Pengurusan Rekod Dengan Penggunaan Aplikasi Document Digital Management System (DDMS). Selain ini, berikut adalah peraturan dan rujukan berkaitan pengurusan rekod yang boleh dirujuk bersama: i) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) ii) Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007 iii) Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam iv) Garis Panduan Pengurusan dan Pemeliharaan Mel Elektronik Sektor Awam
6.	Apakah itu Document Digital Management System (DDMS) ?	Aplikasi DDMS ini dibangunkan bagi melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan rekod. Aplikasi ini berupaya menguruskan rekod elektronik di sepanjang kitaran hayat rekod dari pewujudan sehingga pelupusan.
7.	Adakah hardcopy setiap rekod perlu disimpan atau diwujudkan?	Ya, ini kerana MAMPU mengamalkan sistem pengurusan rekod secara hibrid di mana kedua-dua sistem pengurusan rekod secara elektronik dan manual akan digunakan serentak. Kandungan kedua-dua fail di dalam DDMS 2.0 dan fail fizikal mestilah lengkap. Fail fizikal disimpan sebagai salinan sandaran (backup) untuk meneruskan kerja sekiranya DDMS 2.0 tidak dapat diakses kerana masalah teknikal.
8.	Bagaimana cara untuk memahami nombor rujukan atau koding fail yang digunakan di MAMPU?	Nombor rujukan atau koding fail di MAMPU menggunakan sistem klasifikasi fail berdasarkan fungsi dan aktiviti. MAMPU mengamalkan klasifikasi fail seragam di mana semua fail menggunakan singkatan nama MAMPU diikuti dengan kod blok nombor (block-numeric). Sebagai contoh: Berikut adalah pembahagian klasifikasi fail yang telah ditetapkan untuk membolehkan capaian keatas rekod lebih tepat dan berkesan:
9.	Perlukah pengguna menyemak nombor klasifikasi fail sebelum mewujudkan satu rekod?	Ya, pengguna perlu menyemak nombor klasifikasi fail dengan Pengurus Rekod/Record Manager supaya rekod yang diwujudkan menggunakan nombor klasifikasi yang betul. Apabila pengguna tidak menyemak dan menggunakan nombor klasifikasi yang betul, ia akan menyebabkan kesilapan dalam melaksanakan proses pelupusan rekod pada masa akan datang.
10.	Bagaimana cara untuk membuat permohonan pembukaan fail?	Warga MAMPU perlu mengisi Borang Permohonan Pembukaan Fail Didalam Sistem DDMS 2.0 (Borang URR-ISMS 1/2021) dan menghantar secara e-mel kepada Pengurus Rekod/Record Manager. Pemohon perlu sertakan nombor telefon yang boleh dihubungi untuk tujuan semakan permohonan oleh Pengurus Rekod/Record Manager.
11.	Bolehkah bahagian membuat satu dummy fail secara fizikal untuk memudahkan carian?	Tidak, MAMPU mengamalkan sistem registri berpusat. Semua fail-fail diwujudkan dan disimpan di URR, Aras 3, Blok Setia Perdana 2, Kompleks Setia Perdana. Jika pegawai ingin membuat peminjaman ke atas fail fizikal, bolehlah berhubung dengan URR untuk proses peminjaman.
12.	Siapakah pengguna DDMS 2.0?	Semua pegawai dan kakitangan yang melaksanakan tugas perlu menggunakan sistem DDMS 2.0 sama seperti keperluan merujuk kepada fail fizikal. Setiap jenis rekod yang dihasilkan atas kapasiti seseorang itu menjalankan tanggungjawab beliau sebagai seorang penjawat awam perlu ditawan oleh pegawai itu sendiri ke dalam sistem DDMS 2.0 tanpa melalui pengguna lain. Ini bagi memastikan nilai integriti rekod tersebut tidak terjejas
13.	Bagaimana cara untuk menjadi pengguna sistem DDMS 2.0 ini?	Pegawai dan kakitangan yang ingin mendaftar perlu menghantar e-mel kepada Pentadbir Sistem maklumat seperti berikut: 1. Nama 2. Nombor Kad Pengenalan 3. Bahagian 4. Alamat e-mel
14.	Bagaimana cara menggunakan sistem DDMS 2.0 ini?	Pengguna boleh memuat naik manual penggunaan sistem daripada laman sesawang MAMPU seperti berikut: https://www.mampu.gov.my/wp-content/uploads/2021/03/Panduan-Pengguna-DDMS2.0-upd5.9.2016.pdf
15.	Apakah jenis-jenis rekod yang boleh ditawan dalam DDMS 2.0?	Terdapat 37 jenis rekod yang telah disenaraikan dan boleh ditawan dalam DDMS 2.0 seperti surat menyurat, emel, laporan, minit mesyuarat, slaid pembentangan dan sebagainya.
16.	Adakah e-mel termasuk salah satu rekod rasmi?	Ya, selagi mana e-mel tersebut diterima / dikeluarkan oleh penjawat awam bagi melaksanakan tugasan rasminya.
17.	Bagaimana cara menguruskan e-mel rasmi?	Ya, Semua e-mel rasmi bersama lampiran yang dihantar/diterima oleh mana mana penjawat awam dalam menjalankan tugas rasmi mestilah dikandung/ditawan dalam tempoh satu (1) hari dan disimpan dalam fail-fail yang berkaitan sama ada secara fizikal atau elektronik mengikut sistem klasifikasi yang diamalkan oleh MAMPU
18.	Adakah emel yang diterima perlu ditawan ke dalam DDMS 2.0?	Semua e-mel rasmi yang diterima dari luar jabatan mesti ditawan ke dalam sistem DDMS 2.0 bersama dengan lampirannya mengikut klasifikasi yang betul. Jika sesuatu e-mel itu diterima oleh ramai pegawai MAMPU, ia perlu ditawan oleh penerima pertama kecuali KP/ TKP(TPP)/TKP(ICT).
19.	Jika bahagian menerima surat/faks dari jabatan luar, apakah yang perlu dilakukan?	Bahagian perlu menghantar surat/faks tersebut ke URR untuk tujuan pendaftaran surat masuk dan proses penawanan surat masuk dalam sistem DDMS 2.0 dengan kadar segera sebaik surat/faks diterima.
20.	Bagaimanakah kaedah pengedaran surat dan minit arahan dalam DDMS2.0?	Semua arahan atau tindakan ke atas sesuatu surat oleh pengguna DDMS 2.0 perlu dicatat dalam ”Minit” DDMS 2.0. Arahan/ tindakan tidak boleh dicatatkan di dalam body e-mel. Pegawai yang mengambil tindakan susulan hendaklah mencatatkan maklumat tentang tindakan yang telah diambil dalam aplikasi DDMS 2.0. Selepas mencatatkan maklumat tersebut, pegawai berkenaan hendaklah mengedarkannya melalui aplikasi DDMS 2.0 kepada pegawai yang berkaitan.
21.	Siapakah yang boleh dihubungi sekiranya pegawai/kakitangan menghadapi masalah berkaitan dari segi pengurusan rekod dan Sistem DDMS 2.0?	Pegawai yang boleh dihubungi adalah seperti berikut: Peranan : Pengurus Rekod/ Record Manager (RM) Pegawai Yang Bertanggungjawab MAMPU Ibu Pejabat 1. Puan Fadzlette Azra Binti Fesal (fadzlette@mampu.gov.my) 2. Puan Juliana Binti Mohd Asni (juliana@mampu.gov.my) 3. Nur Syazwana Binti Mohd Sham (syazwana@mampu.gov.my) MAMPU Sabah 1. Puan Vivian Nazarius vivian@mampu.gov.my MAMPU Sarawak 1. Puan Nor Hasidah binti Othman (norhasidah@mampu.gov.my) 2. Puan Jane Kiung Ming Yen (jane@mampu.gov.my) Peranan : Pentadbir Sistem/System Admin (SA) MAMPU Ibu Pejabat 1. Encik Fadzillah @ Fadhil bin Awang (fadhila@mampu.gov.my) 2. Encik Mohd Syukor bin Abdul (msyukor@mampu.gov.my) 3. Encik Mohd Haizad bin Samian (haizad@mampu.gov.my) 4. Encik Meor Zulkarnain bin Mat Ali (zulkarnain@mampu.gov.my) 5. Puan Dolrina anak Miseng (dolrina@mampu.gov.my) MAMPU SABAH 1. Puan Aedeshie Daisy Rayner (daisy@mampu.gov.my) 2. Encik Celastin Wong Siew Hung (celastin@mampu.gov.my) 3. Encik Ghazali bin Suhaili (ghazali@mampu.gov.my) MAMPU SARAWAK 1. Puan Jane Kiung Ming Yen (jane@mampu.gov.my) 2. Encik Tc Bernard Bawin Anak Benjamin Beti (bernard@mampu.gov.my)
22.	Jika terdapat kesilapan dalam menawan rekod di dalam aplikasi DDMS2.0, apakah langkah yang perlu diambil?	Pengguna perlu memaklumkan kepada Pengurus Rekod/Record Manager melalui emel rasmi Jabatan bagi sebarang pembetulan seperti : i. Menghapuskan rekod yang telah ditawan. ii. Memindahkan rekod yang salah ditawan ke dalam fail yang betul. iii. Membetulkan kesalahan ejaan pada metadata rekod.
23.	Apakah itu Rahsia Rasmi?	Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam Jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai ‘Rahsia Besar, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’, mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah Seksyen 2B.
24.	Apakah yang dimaksudkan dengan rekod rahsia rasmi?	Apa-apa suratan rasmi yang boleh dikelaskan sebagai ‘Rahsia Besar, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’, mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah Seksyen 2B.
25.	Siapakah yang bertanggungjawab untuk mengelaskan rekod rahsia rasmi?	Pengelasan dibuat oleh seorang Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri atau pegawai awam yang dilantik untuk mengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan di bawah Seksyen 2B Akta 88. Dalam konteks MAMPU, Pegawai Pengelas yang dilantik terdiri daripada Pengarah dan Timbalan Pengarah bahagian yang telah dilantik sebagai Pegawai Pengelas.
26.	Adakah rekod rahsia rasmi berperingkat RAHSIA BESAR dan RAHSIA boleh ditawan dalam DDMS2.0?	Tidak, buat masa ini hanya rekod rahsia rasmi peringkat SULIT dan TERHAD sahaja yang boleh ditawan dalam sistem DDMS2.0. Bagi rekod rahsia rasmi berperingkat “RAHSIA BESAR” dan “RAHSIA” ianya masih diuruskan secara fizikal.
27.	Bagaimanakah cara untuk merujuk fail bagi rekod rahsia rasmi bertaraf Rahsia?	Pewujud surat perlu menghubungi Pengurus Rekod/Record Manager Unit Registri dan Rekod untuk merujuk serta mendapatkan nombor bilangan terkini. Pewujud surat perlu menghantarkan email rasmi ke alamat emel registri@mampu.gov.my
28.	Apakah tindakan yang perlu dilakukan oleh pengguna sebelum menawan rekod rahsia rasmi dalam DDMS2.0?	Sebelum rekod rahsia rasmi diimbas dan ditawan ke dalam sistem DDMS 2.0, pengguna hendaklah memastikan langkah-langkah berikut telah diambil tindakan: i) Pengelasan rekod rahsia rasmi hendaklah dilakukan oleh pegawai pengelas yang dilantik; ii) Penandaan peringkat keselamatan; iii) Pendaftaran di dalam Daftar Suratan Rahsia RasmiAM 492 (perkara-perkara di dalam jadual Rahsia Rasmi) atau Daftar Suratan Rahsia Rasmi AM 492A (perkara-perkara di luar jadual Rahsia Rasmi). iv) Surat atau memo perlu lengkap bertandatangan.
29.	Adakah semua warga MAMPU layak dan diberi kebenaran untuk capaian rekod rahsia rasmi?	Tidak semua warga MAMPU layak dan diberi kebenaran untuk capaian rekod rahsia rasmi. Kebenaran hanya diberikan kepada pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas rekod rahsia rasmi itu sahaja . Terdapat beberapa prosedur yang perlu dipatuhi oleh pegawai sebelum beliau diberikan kebenaran mengurus. Warga MAMPU perlu mengisi Borang Maklumat Pelepasan Keselamatan Capaian Bagi Rekod Rahsia Rasmi Di Dalam Sistem DDMS 2.0 (Borang URR-ISMS 2/2021) bagi membolehkan Pentadbir Sistem memberi pelepasan keselamatan.
30.	Apakah prosedur yang perlu dipatuhi oleh pegawai yang memerlukan kebenaran mengurus ke atas rekod rahsia rasmi?	Bagi setiap pegawai yang memerlukan kebenaran mengurus, beliau mestilah : i. Mengisi Borang Maklumat Pelepasan Keselamatan Capaian Bagi Rekod Rahsia Rasmi Di Dalam Sistem DDMS 2.0 (Borang URR-ISMS 2/2021) daripada Unit Registri dan Rekod. ii. Enrol token yang diberikan oleh pasukan teknikal DDMS2.0 daripada Bahagian Pembangunan Aplikasi. iii. Memaklumkan kepada Unit Registri dan Rekod bahawa tindakan enrol token telah dilakukan. iv. Unit Registri dan Rekod akan memberikan kebenaran mengurus ke atas rekod rahsia rasmi yang diperlukan. Prosedur di atas hanya perlu dilakukan sekali sahaja. Jika pegawai memerlukan kebenaran mengurus ke atas rekod rahsia rasmi yang lain, beliau hanya perlu menghantarkan email rasmi permohonan kebenaran mengurus ke Pengurus Rekod/Record Manager di Unit Registri dan Rekod (URR).
31.	Bolehkah bahagian membuka sendiri dan menyimpan sendiri fail rekod rahsia rasmi?	Tidak, MAMPU mengamalkan sistem registri berpusat. Sejak DDMS2.0 Fasa 2 dilaksanakan pada Disember 2018, semua fail rekod rahsia rasmi dibuka dan disimpan di URR, Aras 3, Blok Setia Perdana 2, Kompleks Setia Perdana. Jika pegawai ingin membuat peminjaman ke atas fail fizikal, bolehlah berhubung dengan URR untuk proses peminjaman.

Info Halaman: Jumlah Paparan-

Dikemaskini pada: Julai 16, 2021