Digital Document Management System 2.0 (DDMS 2.0) merupakan salah satu projek di bawah National Key Economic Areas (NKEAs), Communications, Content and Infrastructure (CCI), Entry Point Projects (EPP6) eGovernment – Paperless Government.
Projek DDMS 2.0 bertujuan untuk membangunkan sistem pengurusan rekod yang menguruskan rekod rasmi dan rahsia rasmi kerajaan bagi keseluruhan kitaran hayatnya iaitu daripada proses pewujudan, penawanan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengedaran dan pelupusan rekod secara digital dan sistematik.
Penggunaan DDMS 2.0 dapat mempertingkatkan penyampaian dan ketelusan perkhidmatan kerajaan melalui capaian pengurusan rekod digital (elektronik) any where, any time and any device . Penggunaan DDMS 2.0 juga mewujudkan keseragaman pengurusan rekod elektronik di sektor awam.
Objektif
Antara objektif pelaksanaan DDMS 2.0 adalah seperti berikut:
(i) Meningkatkan kecekapan capaian kepada maklumat dan ketelusan pentadbiran;
(ii) Meningkatkan kawalan ke atas pengurusan rekod Sektor Awam secara lebih sistematik;
(iii) Memelihara Memori Institusi Negara; dan
(iv) Meningkatkan sistem penyampaian kerajaan.
Pembangunan sistem ini hasil dari kolaborasi strategik di antara Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Arkib Negara Malaysia (ANM) dan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO).
MAMPU bertanggunjawab dalam pengurusan projek DDMS 2.0 merangkumi pembangunan dan penyelenggaraan sistem, penyediaan infrastruktur serta peluasan ke agensi sektor awam
ANM berperanan sebagai Subject Matter Expert yang menentukan spesifikasi keperluan bisnes dan menguji fungsi DDMS 2.0 mengikut prinsip pengurusan rekod secara keseluruhan yang meliputi kitaran hayat rekod daripada pewujudan sehingga pelupusan dan memastikan ciri-ciri rekod iaitu kesahihan, keandalan, integriti dan ketersediaan rekod tersebut dikekalkan.
ANM juga berperanan dalam pembangunan Klasifikasi Fail Urusan Am dan Urusan Fungsian agensi sektor awam serta Jadual Pelupusan Rekod fungsian jabatan sebagai prasyarat utama sebelum agensi sektor awam melaksana dan menggunakan aplikasi DDMS.
Manakala CGSO berperanan sebagai Subject Matter Expert bagi pengurusan rekod rahsia rasmi dan penentuan ciri-ciri keselamatan sistem dalam menjamin integriti, kerahsiaan dan keselamatan rekod rahsia rasmi.
Pematuhan
Aplikasi DDMS 2.0 yang dibangunkan mengikut prosedur pengurusan Rekod Rasmi dan Rekod Rahsia Rasmi yang mematuhi :
(i) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629);
(ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007;
(iii) Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 (Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-
Peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972);
(iv) Arahan Keselamatan (Semakan dan Pindaan 2017) ;
(v) Garis Panduan Pengelasan dan Pengelasan Semula Mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972;dan
(vi) Surat Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 2016 : Pelaksanaan MS ISO 16175: 2012 – Information and
Documentation – Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environment
Aplikasi DDMS 2.0 juga mendapat pensijilan MS ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Systems (ISMS) pada 1 Oktober 2019.
Prasyarat Pelaksanaan
Sebelum melaksanakan DDMS 2.0, agensi perlu memenuhi prasyarat di bawah :
(i) Membangunkan Klasifikasi Fail (KF) Urusan Am dan Urusan Fungsian yang diperakui oleh Ketua Pengarah
ANM. Pembangunan Klasifikasi Fail ini perlu untuk mewujudkan keseragaman Klasifikasi Fail dan membantu
mewujudkan rekod yang boleh digunakan sebagai bukti yang sahih kerana ia dapat menunjukkan kandungan,
struktur dan konteks pewujudan; dan
(ii) Menyediakan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Urusan Fungsian bagi menentukan tempoh pengekalan rekod di
jabatan.
Setelah mendapat perakuan KF dari ANM, agensi boleh membuat permohonan kepada MAMPU untuk penggunaan DDMS 2.0. Bagi memastikan kejayaan pelaksanaan DDMS 2.0, agensi juga disarankan untuk :
(i) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod (JKPR) di agensi yang berperanan merancang dan melaksanakan pengurusan rekod di agensi. JKPR bertanggungjawab memantau dan memastikan penyimpanan serta penjagaan rekod rasmi adalah pada tahap yang terbaik bagi memastikan keselamatan fail dan dokumen, terutama rekod rahsia rasmi agar selaras dengan peruntukan undang-undang, peraturan dan piawaian semasa;
(ii) Mewujudkan Seksyen/Unit Registri dan Rekod di bawah Bahagian Khidmat Pengurusan/Pentadbiran bagi setiap agensi untuk menerajui pelaksanaan DDMS. Seksyen/Unit ini perlulah diketuai oleh Pegawai Arkib dan dianggotai oleh Pengurus Rekod, Pegawai Rekod Jabatan (PRJ), Pembantu Tadbir (PT) dan Pembantu Operasi (PO) untuk menjalankan tugas-tugas pengurusan rekod di dalam persekitaran DDMS 2.0;
(iii) Menyediakan Tatacara Pengurusan Rekod Elektronik Dalam DDMS 2.0 berpandukan tatacara yang disediakan oleh ANM seperti di Lampiran C. Bagi pengurusan rekod bertaraf rekod rahsia rasmi pula, agensi kerajaan perlu menyediakan Tatacara Pengurusan Rekod Rahsia Rasmi DDMS berpandukan tatacara yang disediakan oleh CGSO seperti di Lampiran D; dan
(iv) Melantik seorang Duta (Ambassador) DDMS 2.0 bagi setiap bahagian atau seksyen di agensi bagi membantu penggunaan aplikasi DDMS 2.0.
Surat Arahan Pelaksanaan
(i) Surat Ketua Pengarah MAMPU kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian bertarikh 26 Januari 2015 memaklumkan pelaksanaan DDMS di sektor awam bagi meningkatkan kepantasan akses kepada maklumat, mengurangkan penggunaan kertas, meningkatkan sistem penyampaian serta menjamin perkhidmatan kerajaan yang lebih telus dan efisien. Selaras dengan hasrat kerajaan supaya pengurusan rekod kerajaan sentiasa berada dalam kedaan tersedia dan efisien, sistem ini dirancang akan diperluas kepada 500 agensi sektor awam menjelang akhir tahun 2025; dan
(ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2020 (Dasar Bekerja Dari Rumah) bertarikh 21 Disember 2020 yang menyarankan agar agensi sektor awam menggunakan DDMS 2.0 untuk menguruskan dan berkongsi dokumen kerajaan dengan cekap dan selamat.
Paparan Sistem :
Paparan muka hadapan DDMS 2.0
Hubungi Kami
Sebarang pertanyaan berhubung DDMS 2.0 boleh dikemukakan kepada:
i) Pasukan Projek DDMS 2.0 MAMPU
E-mel: ddms2.0@mampu.gov.my
Klik di sini untuk ke sistem DDMS 2.0
Klik di sini untuk Surat Pelaksanaan DDMS KP MAMPU ke KSU Kementerian
Lampiran A : Surat Pelaksanaan DDMS : Tatacara Pengurusan Rekod Aplikasi DDMS
Lampiran B : Surat Pelaksanaan Peluasan DDMS : Jadual Pelaksanaan Peluasan DDMS
Lampiran C : Tatacara Pengurusan Rekod Elektronik Dalam DDMS 2.0 2020
Lampiran D : Tatacara Pengurusan Rekod Rahsia Rasmi DDMS berpandukan tatacara yang disediakan oleh CGSO
