Sistem MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan mesyuarat dan pemantauan keputusan mesyuarat secara dalam talian. Sistem MyMesyuarat 2.0 merupakan versi terkini yang telah dibangunkan semula dari sistem MyMeeting dan MyMesyuarat 1.0 bercirikan cloud-enabled menggunakan teknologi dan framework terkini dengan penambahan fungsi dan ciri baharu bagi memenuhi keperluan agensi. 

Objektif sistem MyMesyuarat:

1. Mentransformasikan sistem pengurusan mesyuarat kerajaan daripada secara manual kepada secara elektronik.
2. Meningkatkan komunikasi dan produktiviti di mana minit mesyuarat, memo, jemputan dan surat-menyurat dijalankan dengan mudah, cepat dan berkesan secara dalam talian.
3. Menjimatkan masa dan kos pengurusan mesyuarat di agensi kerajaan.

Faedah Penggunaan MyMesyuarat

Penggunaan MyMesyuarat dapat merealisasikan hasrat kerajaan ke arah Kerajaan Digital dengan mentransformasikan pengurusan mesyuarat seperti berikut:

i. Kemudahan akses

Sistem MyMesyuarat beroperasi merentasi sempadan dan boleh diakses pada bila-bila masa dan di mana jua menggunakan kemudahan internet. Sistem ini juga boleh diakses melalui pelbagai peranti seperti desktop, komputer riba, telefon pintar dan tablet.

ii. Capaian maklumat yang cepat dan mudah

Penggunaan MyMesyuarat membolehkan maklumat dicapai di hujung jari sahaja tanpa memerlukan ahli mesyuarat menghubungi urus setia atau menyemak pada fail fizikal bagi mendapatkan maklumat. Pengguna juga boleh mendapatkan maklumat berkaitan mesyuarat seperti minit mesyuarat, laporan maklum balas dan dokumen pembentangan dengan mudah.

iii.Memudahkan dan mempercepatkan kerja-kerja keurusetiaan

Urus setia memperolehi manfaat yang banyak apabila menggunakan sistem MyMesyuarat  di mana  kerja-kerja keurusetiaan yang  sebelum ini dijalankan secara manual telah dipermudahkan dan diautomasikan. Sebagai contoh proses mendapatkan maklum balas menjadi semakin mudah di mana ahli mesyuarat boleh terus mengemaskini maklum balas ke dalam sistem dan semasa mesyuarat, laporan maklum balas boleh dijana terus oleh sistem tanpa memerlukan urus setia  mengemaskini laporan secara manual.

iv. Memudahkan pemantauan tindakan ke atas keputusan mesyuarat

Urus setia dan pengerusi boleh membuat pemantauan secara dalam talian bagi tindakan yang telah dilaksanakan oleh ahli. Pemantauan yang berkesan dengan menggunakan sistem MyMesyuarat dapat memastikan tindakan diambil oleh ahli mesyuarat mengikut masa yang ditetapkan. Ini sekaligus dapat mengurangkan masalah terlepas pandang atau keciciran maklum balas yang boleh menyebabkan kerugian kepada kerajaan.

v. Menjimatkan kos dan masa pengurusan mesyuarat serta menjurus ke arah persekitaran paperless dan Green ICT”.

Kos melaksanakan mesyuarat boleh dikurangkan dari segi penggunaan kertas, percetakan, penghantaran atau edaran dokumen mesyuarat serta panggilan mesyuarat. Manakala dari segi masa ia mengurangkan tempoh masa bagi mengurus mesyuarat. Contohnya tempoh penyediaan, semakan dan edaran minit mesyuarat  dapat disingkatkan kerana proses berkenaan boleh dilaksanakan secara dalam talian di mana pengerusi boleh menyemak dan meluluskan edaran minit walaupun tiada di pejabat.

vi. Mobility

Pendekatan dalam menguruskan mesyuarat secara manual dilihat kurang efektif disebabkan oleh cara bekerja pada masa kini yang lebih kepada secara mobile. Pengguna memerlukan sistem seperti MyMesyuarat yang menyediakan kemudahan akses 24×7 dan ahli mesyuarat tidak semestinya perlu berada di pejabat bagi melaksanakan tugasan seperti mengemaskini maklum balas, mendapatkan dokumen mesyuarat serta mengemaskini minit mesyuarat.

Untuk maklumat lanjut, sila layari portal MyMesyuarat:
https://portal.mymesyuarat.gov.my

Pegawai untuk dihubungi:

Puan Normaizura binti Rosani
Ketua Penolong Pengarah 
Bahagian Pembangunan Aplikasi, MAMPU
Telefon : 03-88726314
E-mel : normaizura.rosani@mampu.gov.my

Encik Rahimi bin Kamis
Penolong Pengarah Kanan
Bahagian Pembangunan Aplikasi, MAMPU
Telefon : 03-88727408
E-mel : rahimi@mampu.gov.my

E-mel Pasukan MyMesyuarat MAMPU:
mymesyuarat@mampu.gov.my

Muat turun aplikasi mudah alih MYMESYUARATdi Portal Gamma