Soalan Lazim

Soalan Lazim
>> Format Baharu Kepala Surat
1. Berapakah format kepala surat yang agensi boleh ada?

Format baharu kepala surat Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan meliputi dua (2) jenis kepala surat iaitu Kepala Surat Umum Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan dan Kepala Surat Ketua Jabatan/Agensi Persekutuan. Bagi Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan yang berurusan dengan agensi-agensi di luar negara, Kementerian/Jabatan/ Agensi Persekutuan berkenaan dibenarkan menggunakan kepala surat dwibahasa.

2. Adakah format penghantaran melalui e-mel juga juga tertakluk kepada Surat Pekeliling Am ini?

Format kepala surat yang dinyatakan dalam Panduan ini hanya terpakai bagi surat rasmi Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan yang dihantar melalui pos, penghantaran tangan atau faksimili. Penggunaan saluran komunikasi rasmi Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan yang dihantar melalui mel elektronik atau e-mel adalah tertakluk kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003: “Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet Dan Mel Elektronik Di Agensi-Agensi Kerajaan” bertarikh 28 November 2003.

3. Adakah agensi perlu menggantikan kepala surat sedia ada dengan format kepala surat baharu secara serta-merta?

Surat Pekeliling Am ini adalah berkuatkuasa mulai 13 Februari 2013. Akan tetapi, bagi mengelakkan pembaziran, penggunaan format dan reka bentuk kepala surat yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling Am ini boleh dilaksanakan secara berperingkat-peringkat iaitu apabila Kementerian/ Jabatan/Agensi Persekutuan telah menghabiskan simpanan kepala surat sedia ada

4. Adakah Surat Pekeliling Am ini terpakai kepada Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Setiausaha Kerajaan (SUK) Negeri dan Badan Berkanun?

Surat Pekeliling Am ini dipanjangkan kepada PBT, PSUK Negeri dan Badan Berkanun untuk rujukan mereka dan tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing. Pemakaian Lambang Kerajaan Persekutuan hendaklah mematuhi Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2005 bertarikh 7 April 2005. (Lambang Kerajaan Persekutuan hanya boleh diguna pakai oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan sahaja).

5. Adakah pengecualian pemakaian Surat Pekeliling Am ini diberikan kepada mana-mana agensi?

Pengecualian pemakaian Surat Pekeliling Am ini boleh diberikan kepada Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan tertentu yang mana perkhidmatan terasnya berkaitan dengan hal ehwal keselamatan dan pertahanan negara. Kelonggaran diberikan untuk tidak membekalkan maklumat seperti yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Am ini (Contoh: alamat penuh, no. telefon, dan lain-lain maklumat komunikasi).

6. Siapa yang boleh menggunakan Lambang Kerajaan Persekutuan?

Penggunaan Lambang Kerajaan Persekutuan adalah tertakluk kepada Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2005: Pemakaian Lambang Kerajaan Persekutuan. Penggunaannya adalah dihadkan kepada Kementerian, Jabatan dan Pegawai-pegawai Kerajaan Persekutuan. Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan-badan Berkanun Persekutuan atau Pertubuhan-pertubuhan Kebangsaan tidak boleh menggunakan Lambang Kerajaan Persekutuan. Untuk sebarang pertanyaan lanjut mengenai penggunaan Lambang Kerajaan Persekutuan, boleh hubungi Bahagian Istiadat dan Urusetia Persidangan Antarabangsa, Jabatan Perdana Menteri.

7. Berapakah jenis logo yang boleh dipaparkan oleh agensi dalam kepala surat?

Format baharu kepala surat Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan hanya membenarkan agensi memaparkan dua (2) jenis logo dalam kepala surat iaitu Lambang Kerajaan Persekutuan dan logo Kementerian/Jabatan/Agensi. Jabatan/Agensi Persekutuan di bawah Kementerian boleh mengguna pakai:

i. Lambang Kerajaan Persekutuan dan logo Kementerian; atau

ii. Lambang Kerajaan Persekutuan dan logo Jabatan/Agensi Persekutuan.

Manakala bagi Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Setiausaha Kerajaan (SUK) Negeri dan Badan Berkanun yang mengguna pakai Surat Pekeliling Am ini sebagai garis panduan dalam mereka bentuk dan menyediakan kepala surat agensi, agensi-agensi ini hanya boleh meletakkan logo agensi dalam kepala surat. (Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan Berkanun atau Pertubuhan Kebangsaan tidak boleh menggunakan Lambang Kerajaan Persekutuan kecuali setelah mendapat kebenaran dari Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, Jabatan Perdana Menteri).

>> Contoh Format Baharu Kepala Surat Mengikut Kategori

8. Adakah talian umum wajib mengguna pakai nombor Pusat Panggilan 1Malaysia (1MOCC) 03-8000 8000?

Selaras dengan pelaksanaan 1MOCC, agensi-agensi perlu mengubah suai nombor telefon kepada 03-8000 8000 apabila 1MOCC dilaksanakan sepenuhnya. Kelonggaran diberikan bagi Kepala Surat Ketua Jabatan dan tertakluk kepada penerimaannya oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Persekutuan sama ada menggunakan 03-8000 8000 atau talian terus Ketua Jabatan.

9. Adakah agensi boleh meletakkan logo 1Malaysia, moto agensi, kempen-kempen semasa dan anugerah serta pengiktirafan dalam kepala surat?

Agensi-agensi Kerajaan dibenarkan untuk  meletakkan logo 1Malaysia, moto agensi, kempen-kempen semasa dan anugerah serta pengiktirafan yang diterima dalam kepala surat agensi masing-masing. Kedudukan logo 1Malaysia, moto agensi, kempen-kempen semasa dan anugerah serta pengiktirafan adalah di dalam ruangan tidak melebihi 30mm di bahagian bawah surat.    

>> MyGov*Net
1. Agensi manakah yang akan menggunakan perkhidmatan rangkaian 1Gov*Net?

Perkhidmatan ini dicadangkan untuk dilaksanakan secara berperingkat seperti berikut:

Fasa 1 : Rangkaian EG*Net dan rangkaian PCN membentuk rangkaian 1Gov*Net;
Fasa 2 : Migrasi rangkaian-rangkaian agensi yang menggunapakai perkhidmatan GITN yang akan tamat kontrak pada tahun 2011 dan 2012;
Fasa 3 : Migrasi rangkaian agensi-agensi yang menggunakan perkhidmatan ISP lain ke dalam 1Gov*Net.

2. Apakah skop pelaksanaan 1Gov*Net?

Pelaksanaan 1Gov*Net  hanya melibatkan penyediaan rangkaian kawasan luas (WAN) sahaja.  Rangkaian setempat (LAN) dan capaian pengguna wireless agensi adalah tidak termasuk dalam skop pelaksanaan 1Gov*Net.

3. Adakah agensi masih perlu mengemukakan permohonan perolehan rangkaian kepada JTICT setelah menggunapakai perkhidmatan 1Gov*Net?

Perolehan perkakasan dan perisian untuk rangkaian setempat (LAN) adalah masih mengikut tatacara perolehan ICT yang telah ditetapkan. Manakala, agensi yang merancang untuk perluasan WAN hendaklah mengemukakan permohonan kepada MAMPU.

4. Adakah agensi masih perlu memohon bajet penyelenggaraan rangkaian setelah menggunapakai perkhidmatan 1Gov*Net?

Ya. Agensi yang telah menggunapakai 1Gov*Net masih perlu memohon bajet penyelenggaraan perkakasan dan perisian bagi rangkaian setempat (LAN). Manakala bajet rangkaian kawasan luas (WAN) akan menggunakan peruntukkan 1Gov*Net.

5. Adakah agensi yang telah merancang untuk menaiktaraf/ memasang rangkaian di premis perlu menangguhkan perolehan tersebut?

– Sekiranya perancangan melibatkan rangkaian setempat (LAN), agensi hendaklah meneruskan perolehan ini mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
– Sekiranya perancangan melibatkan rangkaian kawasan luas (WAN), perkara ini hendaklah dimaklumkan kepada MAMPU.

6. Adakah agensi perlu tamatkan kontrak yang masih berkuatkuasa?

Tidak, agensi dipohon meneruskan kontrak perkhidmatan rangkaian dengan pembekal sedia ada mengikut tempoh kontrak yang telah dipersetujui.

Walau bagaimanapun, agensi perlu memaklumkan kepada MAMPU enam (6) bulan sebelum tarikh tamat kontrak bagi membincangkan perancangan migrasi rangkaian WAN agensi ke 1Gov*Net.

7. Sekiranya agensi berminat untuk menggunapakai perkhidmatan 1Gov*Net sebelum tarikh tamat kontrak perkhidmatan rangkaian WAN, adakah agensi perlu menamatkan kontrak perkhidmatan tersebut?

Ya, agensi hendaklah menamatkan kontrak perkhidmatan WAN sedia ada tertakluk kepada persetujuan kedua-dua pihak mengikut terma kontrak yang telah dipersetujui.

8. Adakah MAMPU telah menjalankan kajian mengenai Network capacity planning?

Kajian ICT Sektor Awam yang diadakan pada 2010 telah dapat mengenalpasti senario semasa rangkaian ICT Sektor Awam. Perancangan mengenai keperluan kapasiti rangkaian agensi akan diperincikan oleh MAMPU bersama agensi.

9. Adakah 1Gov*Net akan menyediakan content filtering?

Pada peringkat awal 1Gov*Net hanya menyediakan content filtering di Gateway PCN sahaja.

10. Berapakah kelajuan yang dicadangkan untuk pelaksanaan 1Gov*Net?

Setiap lokasi akan dibekalkan rangkaian dengan kapasiti bandwidth sekurang-kurangnya 2Mbps.

11. Adakah rangkaian 1Gov*Net dilaksanakan di agensi sehingga ke peringkat last mile?

Rangkaian 1Gov*Net di sediakan hingga ke peringkat router rangkaian kawasan luas (WAN) agensi sahaja. Capaian pengguna ke access switch dalam rangkaian setempat (LAN) adalah di bawah tanggungjawab agensi.

12. Adakah 1Gov*Net akan membangunkan infrastruktur rangkaian baru atau menggunapakai infrastruktrur rangkaian sedia ada?

1Gov*Net akan menggunakan infrastruktur sedia ada. Bagi agensi yang tidak mempunyai rangkaian, infrastruktur WAN akan disediakan.

13. Adakah agensi masih bertanggungjawab ke atas server-server agensi yang ditempatkan di Myloca atau mana-mana lokasi server hosting lain apabila agensi menggunapakai 1Gov*Net?

Untuk tempoh 2011 hingga 2012, pelaksanaan 1Gov*Net akan memberikan fokus kepada penyediaan perkhidmatan rangkaian sahaja. Penempatan server agensi di Myloca adalah masih di bawah tanggungjawab agensi.

14. Apakah peranan agensi dan peranan MAMPU dalam pelaksanaan 1Gov*Net ?

Rangkaian dalaman (local area network) dan sistem keselamatan rangkaian (contoh: firewall, IPS, viruswall) di agensi akan diuruskan oleh agensi

Infrastruktur, perkhidmatan dan pemantauan yang berkaitan dengan rangkaian 1Gov*Net akan diurus oleh MAMPU

>> Perancangan ICT
1. Apakah tujuan ISP Agensi?

Tujuan ISP agensi adalah seperti berikut: Menentukan halatuju perancangan dan strategi pembangunan dan pelaksanaan projek-projek ICT untuk menyokong bisnes teras agensi sektor awam; Mengelakkan projek ICT dilaksanakan secara ad-hoc tanpa perancangan yang teliti; Memastikan pembangunan ICT di agensi selari dengan Pelan Strategik ICT Sektor Awam secara khusus dan agenda pembangunan Negara secara amnya.

2. Adakah ISP akan memberi faedah kepada agensi?

Ya. Dengan adanya ISP, agensi dapat merancang projek-projek ICT bagi menyokong objektif sesuatu agensi. Di dalam proses penyediaan ISP, penilaian persekitaran bisnes dan ICT agensi akan dibuat. Perancangan juga dibuat berdasarkan input dari pengguna.

3. Berapa lamakah jangkamasa perancangan yang kebiasaannya diliputi oleh ISP agensi?

ISP agensi disyorkan meliputi perancangan ICT bagi 3-5 tahun. ISP agensi adalah dokumen yang perlu dikemaskini mengikut perancangan semasa dan perlu disediakan secara berterusan. Adalah dicadangkan agensi agar menjalankan review ke atas ISP mereka secara tahunan atau pun apabila terdapat perubahan kepada strategi bisnes agensi.

4. Perlukah agensi memohon kelulusan dari Jawatankuasa Teknikal IT (JTIT) di MAMPU bagi projek-projek ICT yang dinyatakan di dalam ISP Agensi?

Ya. Agensi-agensi perlu mengemukakan permohonan perolehan ICT mereka kepada JTIT di MAMPU untuk kelulusan walaupun telah dinyatakan di dalam ISP. JTIT akan merujuk kepada ISP agensi untuk memastikan projek-projek berkaitan termasuk di dalam perancangan agensi.

5. Bagaimanakah ISP disediakan bagi sebuah Kementerian yang mempunyai beberapa agensi di bawahnya? Adakah mencukupi satu ISP yang bersepadu disediakan bagi Kementerian dan semua agensinya, atau setiap agensi menyediakan ISP yang berasingan?

Penyediaan ISP bagi Kementerian dan agensi-agensi di bawahnya digalakkan dijalankan secara bersepadu untuk memastikan ia selari. Berdasarkan norma bisnes Kementerian yang lebih kepada polisi dan dasar manakala norma bisnes agensi yang lebih bersifat pengoperasian, Kementerian dan agensi perlu mempunyai ISP yang berasingan. Walau bagaimanapun agensi perlu memastikan ISPnya selari dengan ISP Kementerian dan mempunyai hubung kait.

6. Bolehkah agensi membangunkan ISP secara dalaman atau perlu menggunakan khidmat perunding?

Ya. Agensi boleh membangunkan ISP mereka sendiri secara dalaman atau pun menggunakan khidmat perunding. Agensi perlu merujuk kepada Surat Pekeliling Perbendaharan Bil 3 Tahun 1995 untuk mematuhi prosedur mendapatkan khidmat perunding bagi membangunkan ISP.

7. Berapakah anggaran kos penyediaan sesuatu ISP?

Kos penyediaan ISP adalah bergantung pada skop yang dirangkumi oleh kajian tersebut.

8. Apakah fungsi Jawatankuasa Teknikal IT (JTIT)?

Fungsi utama jawatankuasa ini ialah untuk meneliti dan memberikan pandangan teknikal ke atas projek-projek ICT yang dicadangkan oleh agensi-agensi bertujuan untuk memperoleh sistem, perkakasan dan perisian ICT .

9. Apakah fungsi Jawatankuasa Teknikal IT (JTIT)?

Keahlian JTIT
Pengerusi:
Ketua Pengarah MAMPU
Ahli Tetap:
1. Pengarah Bahagian Dasar dan Perancangan ICT, MAMPU
2. Pengarah Bahagian Pembangunan Kerajaan Elektronik, MAMPU
3. Pengarah Bahagian Keselamatan ICT, MAMPU
4. Wakil Unit Perancang Ekonomi
5. Wakil Jabatan Perkhidmatan Awam
6. Wakil Jabatan Audit Negara
7. Wakil Kementerian Kewangan
8. 3 orang pakar ICT dari sektor awam.

Urus Setia: Bahagian Dasar dan Perancangan ICT, MAMPU

10. Bagaimana cara mengemukakan permohonan?

Kertas permohonan hendaklah dikemukakan terlebih dahulu untuk kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT di peringkat Kementerian. Permohonan yang diluluskan hendaklah dikemukakan kepada Urus setia JTIT di MAMPU.
Permohonan yang bernilai kurang daripada RM2.5 juta akan dipertimbangkan oleh Urus setia JTIT. Permohonan yang akan dibawa untuk pertimbangan JTIT (RM2.5juta atau lebih) hendaklah dikemukakan kepada urus setia selewat-lewatnya 3 minggu sebelum dari tarikh mesyuarat JTIT yang ditetapkan.
Format kertas permohonan hendaklah berpandukan kepada Surat Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 2000:Peranan Jawatankuasa-Jawatankuasa di bawah Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK)- Lampiran D .

11. Apakah alamat Urus setia JTIT?

Kertas permohonan yang telah lengkap hendaklah dikemukakan kepada:
Urus setia JTIT
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU),
Jabatan Perdana Menteri,
Aras 5, Blok B1,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62502 PUTRAJAYA
(u.p: Pengarah Bahagian Dasar dan Perancangan ICT)

12. Apakah perkara-perkara yang perlu diberi perhatian sebelum kertas cadangan projek ICT dikemukakan?

Agensi perlu memastikan cadangan projek ICT dibuat secara terancang dan telah mendapat kelulusan daripada jawatankuasa berkaitan Agensi masing-masing. Peruntukan yang mencukupi bagi pelaksanaan projek juga hendaklah disediakan.

13. Bagaimana aplikasi Perkongsian Pintar ini boleh menjimatkan kos pembangunan sistem di agensi saya?

Perkongsian Pintar membolehkan agensi-agensi berkongsi aplikasi sistem yang memenuhi spesifikasi keperluan agensi masing-masing secara percuma. Bayaran hanya akan dikenakan untuk perkhidmatan vendor sahaja sekiranya sistem dibangunkan oleh vendor.

14. Apa arah tuju Kerajaan mengenai penggunaan Open Source?

MAMPU akan menyediakan satu pelan pelaksanaan Linux/OSS di sektor awam. Pelan tersebut akan menggariskan arah tuju strategik dan rangka kerja bagi pelaksanaan secara berperingkat supaya objektif kerajaan melaksanakan Linux/OSS tercapai.Dalam penyediaan pelan tersebut, thrust areas, projek pilot, keperluan sokongan teknikal dan tindakan yang harus diambil bagi melaksanakan Linux/OSS di sektor awam juga akan dikenalpasti.

15. Adakah sesuatu dasar telah digubal mengenai penggunaan Open Source?

Kerajaan telah bersetuju dengan penggunaan Open Source dalam sektor awam dan MAMPU sedang berusaha melaksanakan keputusan tersebut. Diantara langkah-langkah yang akan diambil oleh MAMPU ialah penentuan dasar dan piawaian yang berpatutan dan seterusnya mengedarkan pekeliling dan garispanduan berkaitan pelaksanaan Linux/OSS kepada agensi sektor awam.

16. Adakah semua agensi sektor awam dikehendaki menggunakan Open Source?

Agensi Kerajaan digalakkan mempertimbangkan penggunaan Open Source di mana ia boleh menyumbangkan kepada pencapaian objektif kerajaan melaksanakan Linux/OSS. Rancangan dan tindakan berkaitan yang diambil oleh agensi harus mengikut prinsip-prinsip asas dalam pelaksanaan Linux/OSS.

17. Apa tanggungjawab seorang CIO?

CIO adalah bertanggungjawab untuk visi, arahtuju, dasar, garis panduan, perancangan dan penyelarasan bidang ICT di agensi masing-masing.CIO bertanggungjawab terus kepada Ketua Setiausaha atau Ketua Jabatan/Agensi dan menganggotai jawatankuasa utama agensi yang menggubal dasar.CIO juga dikehendaki meninjau dan meluluskan pelan dan peruntukan ICT agensi. Bagi agensi yang kecil, CIO juga akan mengetuai Bahagian yang menyediakan perkhidmatan ICT agensi ? pembangunan sistem, operasi dan bantuan teknikal.

18. Apakah fungsi CCC kepada masyarakat amnya?

Sebagai pusat kawal selia bandaraya yang memainkan peranan penting dalam pembangunan industri teknologi maklumat dan komunikasi ICT di Malaysia serta mewujudkan masyarakat yang berpengetahuan iaitu dengan berinteraksi secara berangkaian dengan menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi dalam semua aspek aktiviti harian.

19. Siapakah yang bertanggungjawab mengendalikan operasi CCC?

Majlis Daerah Sepang (MDS)

>> Perundingan Pengurusan
1. Apakah fokus kajian MAMPU?

Fokus kajian MAMPU ialah pengurusan organisasi dan pengurusan kewangan. Ia meliputi aspek strategi, struktur, sistem kerja, usaha meningkatkan kompetensi kakitangan, kepemimpinan, serta ICT dan peralatan automasi pejabat.
Kajian MAMPU tidak menyentuh tentang aspek perjawatan yang memperakukan pertambahan kakitangan.

2. Apakah bentuk kajian yang dijalankan oleh MAMPU?

Kajian MAMPU terdiri daripada:
– Kajian pembangunan organisasi (organizational development atau OD); dan
– Kajian tentang sistem dan prosedur kerja.

Walau bagaimanapun MAMPU bersedia menjalankan kajian-kajian lain yang diarahkan oleh Kabinet atau Y Bhg Ketua Setiausaha Negara dari semasa ke semasa.

3. Bagaimanakah agensi-agensi Kerajaan boleh mendapatkan khidmat MAMPU untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi mereka?

– Menulis kepada Ketua Pengarah MAMPU dengan:
– menerangkan tentang latar belakang masalah yang dihadapi dan kesannya terhadap perkhidmatan awam atau negara; dan
– mencadangkan terma rujukan serta skop kajian.

Atau
– Membangkitkan masalah mereka semasa lawatan YAB Perdana Menteri, YAB Timbalan Perdana Menteri, atau Y Bhg Ketua Setiausaha Negara.

4. Apakah kriteria yang digunakan oleh MAMPU untuk bersetuju dengan permohonan agensi bagi menjalankan kajian?

Biasanya MAMPU akan mendapatkan persetujuan Panel Memajukan Pentadbiran Awam (PANEL) atau Y Bhg Ketua Setiausaha Negara sebelum memulakan sesuatu kajian

5. Siapakah yang meluluskan perakuan kajian MAMPU?

Semua perakuan dalam kajian MAMPU harus mendapat kelulusan Panel Memajukan Pentadbiran Awam (PANEL) atau Y Bhg Ketua Setiausaha Negara sebelum disampaikan kepada agensi yang berkaitan.

6. Berapakah lama masa yang diperlukan oleh MAMPU untuk menjalankan kajian?

9 bulan atau satu tempoh yang dipersetujui bersama antara MAMPU dengan Agensi Pemohon.

7. Bolehkah agensi mendapatkan bantuan pihak perunding swasta untuk menjalankan kajian tentang organisasi mereka?

Boleh dengan syarat:
– mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemilihan dan Pelantikan Perunding (JPPP) yang diurusetiakan oleh MAMPU atau atas arahan Kabinet; dan
– mempunyai peruntukan yang mencukupi.

>> Inspektorat Pengurusan
1. Apakah tujuan lawatan inspektorat dilakukan?

Lawatan inspektorat dilakukan adalah bersifat developmental untuk cuba memperbaiki keadaan yang sedia ada bersama agensi yang dilawati melalui tindakan seperti memeriksa, mengesan dan membantu jabatan-jabatan Kerajaan dalam pelaksanaan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) dan bukan untuk mencari kesalahan. MAMPU memberi perhatian kepada peranan mengenal pasti kelemahan dan masalah pelaksanaan usaha-usaha kemajuan pentadbiran dan seterusnya membantu agensi mengatasinya;

2. Apakah kriteria yang digunakan oleh MAMPU untuk membuat lawatan inspektorat ke agensi-agensi Kerajaan?

– Lawatan inspektorat MAMPU adalah berdasarkan kepada bilangan aduan awam yang diterima oleh Biro Pengaduan Awam;
– Isu-isu yang dibangkitkan oleh YAB Perdana Menteri, Kabinet dan PANEL Memajukan Pentadbiran Awam; dan
– Bilangan aduan yang diterima oleh media massa seperti surat khabar dan sebagainya.

3. Apakah bidang yang diberi tumpuan dalam lawatan inspektorat tersebut?

Biasanya lawatan inspektorat MAMPU memberi tumpuan kepada perkara-perkara berikut:
i. Tahap perkhidmatan Kaunter;
ii. Usaha-usaha pengemaskinian Borang Permohonan;
iii. Usaha-usaha memperkemaskan lesen dan permit;
iv. Usaha-usaha memperkemaskan Sistem dan Prosedur;
v. Tahap perlaksanaan Piagam Pelanggan;
vi. Kualiti Layanan Perkhidmatan Telefon;
vii. Pengurusan Aduan Awam;
viii. Hari Bertemu Pelanggan;
ix. Usaha-usaha memungut hasil (bagi agensi yang memungut hasil); dan
x. Tahap pelaksanaan Sistem Teknologi Maklumat dan Komunikasi.

4. Siapakah yang meluluskan lawatan pasukan inspektorat?

– Semua perakuan-perakuan dalam lawatan inspektorat perlu mendapatkan kelulusan PANEL Memajukan Pentadbiran Awam; dan
– Pemantauan ke atas perakuan-perakuan dibuat secara berkala.

5. Berapa lama masa yang diperlukan untuk lawatan inspektorat?

Lebih kurang dua bulan.

>> Keutuhan Pengurusan
1. Apakah objektif penubuhan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK)?

Mewujudkan pentadbiran Kerajaan dan Perkhidmatan Awam yang cekap, berdisiplin serta mempunyai integriti yang paling tinggi dengan mempertingkatkan amalan-amalan nilai-nilai murni di samping berusaha mengatasi masalah-masalah dan kelemahan terutamanya dalam pengurusan kewangan Kerajaan, pentadbiran awam, pengendalian kes-kes tatatertib, rasuah, penyalahgunaan kuasa dan penyelewengan yang ditegah oleh peraturan, perundangan serta agama.

2. Apakah tujuan penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP)?

Berikutan dengan Arahan Y.A.B. Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 mengenai Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Di Peringkat Persekutuan Negeri dan Daerah, Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) telah ditubuhkan supaya agensi-agensi Kerajaan Malaysia dapat mempertingkatkan secara dalaman, menyeluruh, sistematik dan berkesan dalam usaha-usaha pembanterasan rasuah dan penyelewengan di kalangan pegawai badan awam.

3. Apakah tujuan penubuhan Pasukan Khas Perunding Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (PKP JKP)?

Membantu JKKMKPK di dalam membuat penghuraian, penganalisisan dan mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian terhadap isu-isu dan masalah-masalah yang dibangkitkan dalam Laporan Maklum balas JKP di peringkat persekutuan dan negeri.

4. Bagaimana hendak mempertingkatkan kecekapan dan keutuhan jentera kerajaan dengan memberi perhatian kepada keberkesanan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP)?

Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) telah ditubuhkan di semua peringkat pentadbiran pusat, negeri dan daerah (Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 yang dilancarkan oleh YAB Perdana Menteri pada 8 Januari 1998). JKKMKPK di peringkat tertinggi dan JKP di semua peringkat pentadbiran kementerian, jabatan, Kerajaan Negeri dan daerah adalah merupakan struktur bersepadu di bawah Gerakan Pemantapan Keutuhan. Menerusi strategi bertindak di bawah sistem pelaporan dan pemantauan setiap tiga bulan yang kemas, sistematik dan berterusan di antara peringkat tertinggi dengan semua peringkat di bawahnya, Kerajaan dapat memastikan kecekapan dan keutuhan jentera kerajaan dan seterusnya memastikan mutu Perkhidmatan Awam terus unggul.

5. Dalam usaha meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian (delivery system) Kerajaan, di manakah kedudukan sistem nilai dalam proses membuat keputusan?

Kerajaan sentiasa mengutamakan sistem nilai dalam usaha meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian Kerajaan. Dalam memantapkan mekanisme pelaksanaan program-program nilai, Kerajaan telah memperkenalkan beberapa program penerapan nilai-nilai murni.
Di antaranya ialah memastikan semua Jabatan Kerajaan mempunyai Kod Etika Jabatan yang menetapkan nilai teras dan nilai kembangan sebagai panduan asas anggota organisasi dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing. Kerajaan juga telah memperkenalkan program penerapan akhlak dan nilai murni menerusi modul latihan Pengurusan Integriti untuk semua peringkat perkhidmatan dan memasukkan elemen nilai murni dalam kurikulum sekolah dan institusi pengajian tinggi.

>> Pengurusan Kualiti
1. Bagaimanakah agensi Kerajaan boleh mendapatkan khidmat Perundingan bagi melaksanakan MS ISO 9000:2000?

Agensi boleh melantik Syarikat Perunding swasta yang berdaftar dengan MAMPU untuk membantu dalam pelaksanaan standard ini. Kos pelantikan akan dibiayai oleh agensi sendiri. Agensi perlu mendapat kelulusan MAMPU sebelum pelantikan dibuat.
Senarai Syarikat Perunding Swasta yang berdaftar di MAMPU boleh diperolehi melalui laman web MAMPU di http://www.mampu.gov.my.

2. Apakah tindakan agensi seterusnya selepas dokumentasi MS ISO 9000 telah siap untuk diaudit?

Agensi boleh memohon untuk pengauditan bagi tujuan Persijilan dengan Badan Persijilan swasta yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan diakreditasikan oleh Jabatan Standard Malaysia. Kos pengauditan akan dibiayai oleh agensi sendiri.
Senarai Badan Persijilan boleh diperolehi melalui laman web MAMPU di http://www.mampu.gov.my.
Agensi yang telah mendapat Sijil MS ISO 9000:2000 hendaklah memaklumkan kepada MAMPU dengan menghantar satu salinan Sijil berkenaan kepada pihak MAMPU

3. Bolehkah agensi Kerajaan yang telah mempunyai Sijil MS ISO 9000:1994 melaksanakan peralihan ke standard versi 2000 tanpa menggunakan khidmat Syarikat Perunding Swasta?

Agensi Kerajaan yang telah mempunyai pengalaman dalam pelaksanaan MS ISO 9000:1994 boleh beralih ke standard baru versi 2000 sekiranya pengurusan atasan dan pasukan pelaksana mempunyai komitmen yang tinggi untuk melaksanakannya. Pihak MAMPU boleh dihubungi untuk mendapatkan latihan pendedahan dan cara pelaksanaannya.

>> Keselamatan ICT
1. Apakah itu keselamatan komputer?

Amalan melindung sistem komputer dari kegagalan, ancaman, risiko dan kelemahan dari pelbagai sudut seperti kesalahan manusia atau operasi, serangan dan bencana alam yang boleh menyebabkan maklumat menjadi terdedah atau maklumat dipinda secara tidak sah, kemusnahan atau denial-of-service.

2. Apakah keselamatan sistem komputer?

Ini adalah merupakan langkah-langkah pelindungan keselamatan yang berasaskan teknologi termasuk prosedur pengurusan yang dibentuk untuk melindung aset ICT.

3. Apakah keterdedahan maklumat?

Maklumat yang di lindung atau dikawal edarannya didedahkan secara tidak sah atau hilang kawalan terhadap maklumat sensitif.

4. Apakah penyulitan maklumat?

Ianya penukaran data atau mesej kepada bentuk kod sulit yang hanya boleh dibaca atau difahami oleh penerima maklumat / mesej tersebut.

5. Apakah itu nyah sulit maklumat?

Pemulihan data yang telah dikodkan kepada bentuk asal.

6. Apakah itu hacker?

Seorang yang cuba memecah masuk ke dalam sistem komputer (sama ada berjaya atau gagal) yang ianya tidak diberi kuasa untuk mengakses sistem tersebut.

7. Apakah insiden keselamatan ICT?

Ini bermaksud musibah yang berlaku ke atas sistem ICT atau ancaman kemungkinan berlaku kejadian tersebut. Ia juga boleh merupakan sesuatu perbuatan yang melanggar dasar keselamatan ICT sama ada yang ditetapkan secara tersurat atau tersirat.

8. Apakah itu Masquerade?

Sejenis ancaman keselamatan yang berpunca bila seorang pengguna atau entiti menyamar sebagai seorang pengguna atau entiti yang sah.

9. Apakah itu kata laluan?

Serangkai perkataan atau ayat yang digunakan untuk mengesahkan pengguna atau sumber ICT.

10. Apakah itu audit keselamatan ICT?

Merupakan pemeriksaan ke atas prosedur serta langkah keselamatan ICT untuk menilai kepatuhan dan kesempurnaan terhadap dasar keselamatan ICT.

11. Apakah itu kawalan keselamatan ICT?

Merupakan teknik dan kaedah bagi memastikan hanya pengguna yang sah dan telah diberi kuasa dapat mengakses sistem maklumat dan aset ICT.

12. Apakah itu maklumat sensitif?

Ini adalah maklumat yang telah ditakrif sebagai perlu diberi pelindungan atau maklumat yang dikawal edarannya

13. Apakah itu malicious code?

Malicious Code adalah kod program yang dicipta khusus untuk mengakibatkan kerosakan, kemusnahan atau kesukaran kepada perjalanan lancar sistem ICT. Tafsiran malicious code termasuk virus, worm, trojan horse dan logic bomb.

14. Apakah itu virus?

Virus adalah perisian yang boleh memusnahkan kandungan cakra serta memadamkan fail dan program dalam memori. Ciri utama virus adalah ia boleh mewujudkan replika baru dan ?menjangkiti? program-program lain dengan menyangkutkan dirinya kepada program-program tersebut. Virus disebarkan melalui perkongsian program, e-mel, dokumen dan media yang tercemar?

15. Apakah itu Trojan Horse?

Merupakan sebahagian daripada program komputer yang mempunyai fungsi yang biasanya boleh digunakan, tetapi kod Trojan Horse mempunyai fungsi yang tersorok. Apabila aktif, fungsi tersebut melakukan aktiviti terlarang. Trojan Horse biasanya disebarkan melalui lampiran kepada e-mel dan muat turun melalui internet.

>> Mystery Shoping
1. Apakah definasi Mystery Shopping?

‘Mystery Shopping’ bagi maksud Sektor Awam adalah pelaksanaan aktiviti menggunakan pendekatan lawatan dan kunjungan rahsia secara menyamar sebagai pelanggan yang memerlukan perkhidmatan Kerajaan serta pemeriksaan mengejut berdasarkan Arahan Kerajaan, aduan orang awam dan permintaan Agensi. Aktiviti ini dijalankan oleh Pegawai Penilai yang dikenali sebagai ‘Mystery Shopper’.

2. Apakah tujuan dan objektif pelaksanaan Mystery Shopping?

‘Mystery Shopping’ bertujuan untuk menilai dan memantau prestasi penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Hasil pemantauan seterusnya akan dikongsi bersama Agensi terbabit bagi membantu dalam meningkatkan prestasi penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan di masa akan datang.

3. Apakah kaedah pelaksanaan Mystery Shopping?

Selain daripada menggunakan kaedah kunjungan rahsia secara menyamar, ‘Mystery Shopping’ turut meliputi pemantauan perkhidmatan seperti panggilan telefon secara rawak ke Agensi-agensi Kerajaan serta menerusi pemantauan laman web.

>> myPortfolio
1. Bagaimanakah untuk mengakses PKPA Bil. 4 2018 myPortfolio: Panduan Kerja Sektor Awam serta templat kosongnya?

Semua pengguna boleh memuat turun PKPA berkenaan dan templat asas myPortfolio dengan langkah-langkah berikut;

(i) klik pada Tab Pekeliling di portal MAMPU (www.mampu.gov.my);

(ii) klik pada pautan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam;

(iii) klik pada pautan 2018; dan

(iv) Right Click tetikus pada PKPA Bil. 4 Tahun 2018_myPortfolio Panduan Kerja Sektor zip dan klik opsyen “Save Link As…” untuk muat turun dokumen-dokumen berkenaan.

2. Sekiranya pihak kami ingin memaparkan nama agensi di muka hadapan myPortfolio, adakah itu dibenarkan?

PKPA ini tidak menghalang pihak tuan/ puan memaparkan nama agensi di muka hadapan myPortfolio. Ia boleh dinyatakan di ruang alamat muka hadapan myPortfolio.

3. Adakah 10 komponen myPortfolio wujud hasil pengurangan mana-mana lapan elemen Manual Prosedur Kerja (MPK) dan 14 elemen Fail Meja (FM)?

Ya. Kebanyakan 10 komponen yang wujud dalam myPortfolio wujud hasil dari pemantapan dan penggabungan elemen- elemen dalam MPK dan FM.

4. Sekiranya pihak kami ingin menulis tulisan tangan Jadual Pengemaskinian, adakah itu dibenarkan?

Tiada halangan untuk menggunakan tulisan tangan bagi Jadual Pengemaskinian dalam myPortfolio. Walau bagaimanapun, adalah lebih baik jika ia dapat ditaip.

5. Bagaimana pihak kami perlu menyusun Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi aktiviti jawatan tersebut sekiranya terdapat jawatan tersebut mempunyai lebih daripada satu aktiviti?

Susunan boleh dibuat seperti yang berikut:

 

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 2

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 3

6. Adakah myPortfolio perlu disediakan sekiranya jawatan itu ditempatkan secara pentadbiran?

Penempatan secara pentadbiran tidak dibenarkan seperti surat edaran Bahagian Pembangunan Organisasi (BPO), Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) bertarikh 31 Disember 2014. MyPortfolio perlu disediakan untuk jawatan yang mempunyai waran perjawatan atau surat kelulusan perjawatan mengikut di mana jawatan itu yang ditempatkan seperti yang dinyatakan di dalam waran.

7. Adakah kita boleh salin-tampal (copy-paste) carta organisasi kita dari laman sesawang agensi?

Ya, boleh. Dengan syarat carta organisasi berkenaan sama seperti format dalam myPortfolio yang hanya perlu menunjukkan jawatan dan hierarki jawatan tersebut, bukan bersekali dengan penyandang.

8. Kalau dalam bahagian kita ada 10 jawatan PT(PO), dan semuanya tidak berlabel dengan nombor dalam perjawatan, adakah kita perlu melabel semuanya?

Ya, pihak tuan/ puan perlu melabelkan setiap PT(PO) tersebut dengan nombor atau huruf yang berlainan bagi menunjukkan perbezaan setiap satu jawatan PT(P/O) dalam carta organisasi bahagian.

9. Bolehkah kami memasukkan “tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa” dalam Deskripsi Tugas atau Job Description (JD)?

Seboleh-bolehnya, cuba elakkan memasukkan “tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa” dalam JD supaya setiap jawatan berkenaan lebih jelas fungsi dan akauntabilitinya.

10. Mengapa wujudnya JD dalam myPortfolio?

Deskripsi Tugas atau JD dimasukkan dalam myPortfolio bagi memudahkan perancangan sumber manusia dalam sesebuah agensi. Bukan sahaja boleh menjadi rujukan kepada penyandang, malah ia juga boleh dijadikan alat perancang kepada Penyelia mahupun Ketua Jabatan. Deskripsi Tugas dalam myPortfolio juga akan membantu dalam proses pembangunan organisasi melalui pengenalpastian beban tugas yang dipikul oleh sesuatu jawatan dan kesesuaian gred jawatan.

11. Kenapa myPortfolio diperkenalkan? Adakah FM dan MPK tidak lagi sesuai digunakan?

MyPortfolio diperkenalkan bagi mengambil kira keperluan semasa dan perubahan sekeliling. Objektif dan prinsip umum yang ingin dicapai oleh myPortfolio dan FM adalah sama, malah myPortfolio memperkukuhkan lagi elemen ketelusan, akauntabiliti dan pemantauan.

12. Apa keistimewaan yang diperkenalkan oleh myPortfolio dalam PKPA Bil. 4 Tahun 2018?

Secara ringkas, myPortfolio mempunyai keunikan berikut:

(i) Lebih mudah disediakan;

(ii) Fokus kepada jawatan berbanding penyandang; dan

(iii) Mempunyai komponen yang lebih sedikit berbanding

13. Siapakah yang perlu menyediakan myPortfolio?

MyPortfolio perlu disediakan oleh penyandang jawatan berkenaan.

14. Bahagian manakah yang bertanggungjawab sebagai penyelaras myPortfolio di agensi?

Penetapan satu bahagian sebagai penyelaras pelaksanaan myPortfolio akan ditentukan oleh Ketua agensi berkenaan.

15. Adakah ditetapkan tempoh masa tertentu untuk semua jawatan mempunyai myPortfolio?

Tidak ditetapkan tempoh tertentu. Walau bagaimanapun, setiap jawatan yang diwujudkan hendaklah dalam kadar segera disediakan myPortfolio berkaitan.

16. Adakah myPortfolio boleh digunakan sebagai dokumen MS ISO 9001: 2015?

Ya. myPortfolio boleh digunakan sebagai salah satu dari dokumen rujukan atau pembuktian dalam proses audit ISO.

17. Apa kesan jika sesuatu jawatan itu tidak mempunyai myPortfolio?

MyPortfolio adalah satu dokumen rujukan bagi melaksanakan tugas jawatan berkenaan. Jika sesuatu jawatan itu tidak mempunyai myPortfolio, penyandang jawatan berkenaan tidak dapat menjalankan tugasnya dengan teratur dan mungkin berlakunya kesilapan semasa beliau menjalankan tugas.

18. Siapa yang bertanggungjawab untuk menyediakan myPortfolio bagi jawatan yang belum diisi dan jawatan baharu?

MyPortfolio hendaklah disediakan bagi jawatan yang belum diisi dan jawatan baharu. Bagi jawatan yang belum diisi, myPortfolio boleh disediakan oleh penyelia. Bagi jawatan baharu, myPortfolio boleh disediakan oleh Pengurus Sumber Manusia.

 

19. Berapa kerap myPortfolio perlu dikemaskini?

Pengemaskinian myPortfolio tidak tertakluk kepada satu-satu tempoh tertentu. Ia bergantung kepada perubahan yang berlaku dan melibatkan jawatan berkenaan. Jika tidak ada sebarang perubahan, myPortfolio tidak perlu dipinda atau dikemaskinikan.

20. Apa peranan Ketua Jabatan dalam pelaksanaan myPortfolio di sektor awam?

PKPA Bil. 4 Tahun 2018 mengkehendaki semua Ketua Jabatan untuk menentukan bahagian khusus di agensi masing-masing sebagai penyelaras kepada pelaksanaan myPortfolio. Semua Ketua Jabatan juga diminta untuk memastikan myPortfolio dipantau dan dilaksanakan dengan berkesan.

21. Adakah Pihak Berkuasa Negeri wajib menerima pakai dan melaksanakan myPortfolio seperti di dalam PKPA Bil. 4 Tahun 2018?

Pihak Berkuasa Negeri tidak tertakluk kepada pemakaian PKPA Bil. 4 Tahun 2018 secara automatik tanpa melalui kelulusan atau persetujuan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (MMKN) Atau Kabinet Negeri terlebih dahulu.

22. Adakah Pihak Berkuasa Negeri boleh menerima pakai PKPA Bil. 4 Tahun 2018 dengan pengubahsuaian?

Sebagaimana PKPA-PKPA yang sebelumnya, PKPA ini juga tertakluk kepada pemakaiannya di peringkat Pihak Berkuasa Negeri samada menerima sepenuhnya mahupun menerima dengan pengubahsuaian.

23. Adakah boleh Pihak Berkuasa Negeri ingin terus menggunakan MPK dan FM sedia ada?

Oleh kerana prinsip pemakaian mana-mana PKPA tertakluk kepada keputusan Pihak Berkuasa Negeri, MPK dan FM yang diperkenalkan menerusi PKPA Bil. 8 Tahun 1991 boleh terus diguna pakai oleh Kerajaan Negeri walaupun ianya telah dibatalkan oleh kerajaan menerusi PKPA Bil. 4 Tahun 2018.

24. Adakah myPortfolio boleh dihiasi dengan hasil kerja kreatif seperti muka surat depan berbeza?

Contoh yang diberikan melalui PKPA Bil. 4 Tahun 2018 adalah bagi memudahkan penyediaan myPortfolio. Sekiranya agensi ingin membuat reka bentuk muka depan myPortfolio yang berlainan dari contoh yang diberikan, ia dibolehkan. Walaubagaimanapun, reka bentuk berkenaan haruslah seragam bagi sesebuah agensi bagi semua jawatan. Maklumat yang perlu diletakkan di muka hadapan myPortfolio hendaklah mengikut format muka depan myPortfolio sebagaimana dalam pekeliling.

25. Jika pegawai penilai pertama bagi sesuatu jawatan itu kosong, siapakah yang akan meluluskan dokumen myPortfolio?

Jika pegawai penilai pertama bagi sesuatu jawatan itu kosong, pegawai penilai kedua dalam hierarki yang sama hendaklah meluluskan dokumen atau pindaan dokumen myPortfolio.

26. Bagaimana myPortfolio boleh digunakan dalam proses pelan penggantian?

MyPortfolio sememangnya boleh diguna pakai dalam proses pelan penggantian dengan cara mengenal pasti jawatan-jawatan tertentu dan menyediakan pelapis bagi setiap penyandang jawatan berkenaan.

27. Bagaimana myPortfolio boleh digunakan dalam proses pementoran?

MyPortfolio boleh digunakan bagi tujuan pementoran dengan mengenal pasti mentor dan mentee menerusi kandungan JD.

28. Bagaimana myPortfolio boleh digunakan dalam coaching?

MyPortfolio juga boleh digunakan bagi tujuan bimbingan khusus (coaching) dengan     mengenal     pasti     coachee    yang    akan diletakkan di bawah seliaan coach dalam rantaian tugas yang sama bagi tujuan peningkatan kemahiran dan kompetensi

29. Bagaimana myPortfolio boleh digunakan dalam proses penyediaan pelan latihan?

MyPortfolio boleh digunakan bagi tujuan menyediakan pelan latihan dengan mengambil maklumat kemahiran yang diperlukan bagi sesuatu jawatan yang dinyatakan dalam JD dan mengatur latihan yang sesuai dengan kompetensi yang diperlukan oleh penyandang.

30. Bagaimana myPortfolio boleh digunakan dalam proses kaunseling?

JD yang terdapat dalam myPortfolio boleh dianalisis terlebih dahulu oleh kaunselor sebelum menjalankan sesi kaunseling. Maklumat mengenai akauntabiliti, tugas, pegawai atasan dan kemahiran yang dibekalkan dalam JD boleh memberikan maklumat awal kepada kaunselor untuk tindakan seterusnya.

31. Adakah Doktor, termasuk Doktor Pakar dan guru juga perlu mempunyai myPortfolio?

Selagi jawatan yang mempunyai waran perjawatan atau surat kelulusan perjawatan, myPorfolio perlu disediakan. Jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/Surat Kelulusan Perjawatan.

32. Bagaimana myPortfolio menyokong pemerkasaan bakat dan menambah baik proses penyampaian perkhidmatan?

MyPortfolio menyokong pemerkasaan bakat melalui kebolehan dokumen berkenaan digunakan     sebagai         alat           pementoran (mentoring), bimbingan khusus (coaching), latihan (training) dan sebagainya. Dengan adanya proses kerja dan carta alir yang lebih jelas, sesuatu proses kerja boleh ditambah baik sama dengan cara mengetahui proses mana yang perlu disemak mahupun kajian menyeluruh proses kerja di sesebuah agensi.

33. Kenapa PKPA ini dinamakan sebagai myPortfolio?/ Apakah maksud myPortfolio sebenar/ pemilihan nama “myPortfolio”?

Selaras dengan perkembangan teknologi dan cara bekerja di kebanyakan agensi Kerajaan, PKPA ini memilih myPortfolio sebagai nama atau tajuk kepada panduan kerja. myPortfolio membawa maksud tugas saya, bidang tugas atau tanggungjawab saya.

34. Kenapa senarai tugas diganti dengan JD dan apakah rasionalnya?

JD merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi yang mana lebih komprehensif berbanding senarai tugas.

35. Adakah agensi boleh menambah komponen yang lain selain daripada 10 komponen yang ada dalam myPortfolio?

PKPA tidak menghalang jika ada agensi ingin menambah komponen yang mesti ada dalam setiap myPortfolio bergantung kepada keperluan sesebuah agensi dan tidak lari dari tujuan asal myPortfolio itu diperkenalkan.

36. Bagaimana carta fungsi itu disediakan?

Carta fungsi disediakan berasaskan kepada objektif dan fungsi sesebuah agensi itu ditubuhkan yang dinyatakan dalam undang- undang penubuhan agensi, akta-akta tertentu, enakmen mahupun keputusan Jemaah Menteri/ MMKN.

37. Adakah myPortfolio ini juga terpakai untuk anggota keselamatan negara seperti Polis dan Tentera?

Penyediaan myPortfolio adalah berdasarkan waran perjawatan. Selagi sesuatu jawatan itu dinyatakan dalam waran perjawatan atau surat kelulusan perjawatan, myPortfolio bagi sesuatu jawatan itu perlu dibuat oleh penyandang. Jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan.

38. Adakah norma kerja bagi sesuatu proses kerja boleh dikekalkan dalam myPortfolio?

Bagi memudahkan penyediaan myPortfolio, norma kerja telah dikeluarkan daripada myPortfolio. Walau bagaimanapun, agensi boleh mengekalkannya jika ada keperluan.

39. Apakah tanggungjawab penyandang bagi sesuatu jawatan berkaitan myPortfolio?

Seseorang pegawai yang menyandang sesuatu jawatan bertanggungjawab untuk:

(i) Menyediakan dokumen myPortfolio dengan lengkap mengikut tempoh masa yang ditentukan oleh Ketua Jabatan;

(ii) Membuat pindaan dalam myPortfolio jika berlaku sebarang perubahan dalam dokumen myPortfolio dan mendapatkan kelulusan daripada penyelianya; dan

(iii) Menyerahkan myPortfolio kepada Ketua Jabatan/ Penyelia/ Pegawai Penyelaras semasa bertukar keluar/ tamat

40. Bagaimana myPortfolio boleh mengukur prestasi kerja?

MyPortfolio tidak dibangunkan dengan tujuan bagi mengukur prestasi sesuatu kerja berdasarkan tempoh masa yang tertentu. MyPortfolio diperkenalkan dengan tujuan memudahkan rujukan pelaksanaan tugas sesuatu jawatan. Walau bagaimanapun, pengukuran prestasi proses sesuatu kerja masih boleh diukur menggunakan formula yang diguna pakai dalam PKPA Bil. 2 Tahun 2005. Dalam hal ini juga, subkomponen Dimensi dalam komponen JD juga boleh dijadikan rujukan semasa menetapkan piawaian pengukuran dan penilaian prestasi seseorang pegawai.

41. Adakah anggota pentadbiran (Menteri dan Timbalan Menteri) perlu menyediakan myPortfolio?

Secara prinsipnya semua jawatan yang tersenarai dalam senarai jawatan perlu mempunyai myPortfolio masing-masing. Walau bagaimanapun, jawatan anggota pentadbiran tidak tertakluk kepada prinsip kadar upah untuk kerja mahupun prinsip pelantikan mengikut kelayakan akademik sebagaimana pegawai awam. Oleh yang demikian, penyediaan myPortfolio kepada anggota pentadbiran tidak akan mencapai maksud mahupun objektif asalnya. Bagi maksud ini juga, jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan.

42. Adakah pegawai awam yang menyandang jawatan kumpulan seperti jawatan kumpulan latihan perlu menyediakan myPortfolio?

Secara prinsipnya semua jawatan yang tersenarai dalam waran jawatan atau surat kelulusan perjawatan perlu mempunyai myPortfolio masing-masing. Walau bagaimanapun, pegawai yang sedang bercuti belajar dan disandangkan ke jawatan kumpulan latihan dikecualikan dari menyediakan myPortfolio kerana mereka tidak menjalankan tugas sebagaimana pegawai awam yang tidak bercuti belajar. Mereka juga tidak tertakluk kepada prinsip kadar upah untuk kerja semasa bercuti belajar.

43. Adakah komponen myPortfolio perlu disusun mengikut turutan seperti yang tertera di PKPA?

Ya. Semua komponen yang terkandung dalam myPortfolio hendaklah disusun mengikut urutan yang ditetapkan bagi mencapai maksud atau objektif myPortfolio itu disediakan.

44. Adakah myPortfolio juga terpakai kepada pegawai-pegawai yang bertugas di luar negara?

Ya. Penyediaan myPortfolio tertakluk kepada jawatan yang disenaraikan dalam waran perjawatan. Selagi jawatan berkenaan ada dalam waran perjawatan, myPortfolio perlu disediakan oleh penyandang. Jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan.

45. Adakah myPortfolio juga terpakai kepada pegawai-pegawai yang sedang dipinjamkan ke sesuatu jawatan di peringkat NGO / badan antarabangsa?

Tidak. Penyediaan myPortfolio hanya tertakluk kepada jawatan yang disenaraikan dalam waran perjawatan. Selagi jawatan berkenaan ada dalam waran perjawatan, myPortfolio perlu disediakan oleh penyandang. Jawatan merujuk kepada jawatan yang diwujudkan bagi menjalankan fungsi yang peruntukan emolumennya ditetapkan di bawah Anggaran Belanja Mengurus dan tersenarai dalam Waran Perjawatan/ Surat Kelulusan Perjawatan.

46. Adakah perlu menyatakan secara umum/ khusus senarai undang-undang/ peraturan/ punca kuasa?

Senarai undang-undang, peraturan atau punca kuasa di bawah komponen myPortfolio hanya memadai disenaraikan tajuk besar sesuatu undang-undang, peraturan atau punca kuasa. Penyataan secara khusus misalnya seksyen, subseksyen, para atau klausa tertentu tidak perlu dinyatakan kerana ia telah dinyatakan dalam format proses kerja.

47. Bagaimana senarai semak boleh digunakan dalam pelaksanaan sesuatu kerja?

Senarai semak boleh digunakan oleh penyandang semasa beliau melaksanakan tugas dengan menandakan proses yang telah selesai dan membuat catatan di ruangan berkenaan berkaitan proses kerja berkenaan. Format senarai semak ini boleh dimasukkan bersekali dalam fail atau sampul kecil bagi memastikan pelaksanaan sesuatu proses kerja itu lengkap.

48. Kenapa myPortfolio tidak dibangunkan dalam bentuk aplikasi telefon pintar/ tablet yang boleh diakses dengan lebih mudah?

Bagi pelaksanaan fasa permulaan, setiap jawatan hendaklah disediakan dokumen myPortfolio secara fizikal. Walau bagaimanapun, pembangunan aplikasi myPortfolio secara dalam talian akan dibangunkan dalam satu tempoh masa yang terdekat.

49. Adakah MPK masih perlu disediakan?

Tidak. MPK tidak perlu disediakan. myPortfolio menggantikan MPK dan FM maka hanya myPortfolio perlu disediakan. MyPortfolio Ketua Jabatan boleh difahami sebagai MPK Jabatan.

>> MyGovUC 2.0
1. Bilakah perkhidmatan MyGovUC 2.0 akan digunakan sepenuhnya di Kementerian/Agensi?

Bermula 1 Januari 2021, ke semua pengguna di Kementerian/Agensi yang
sebelum ini menggunakan MyGovUC akan beralih ke MyGovUC 2.0.

2. Adakah pasukan MyGovUC akan menyampaikan taklimat kepada Kementerian/Agensi sekiranya dijemput untuk memberi penerangan kepada pengguna berkenaan MyGovUC 2.0?

Berdasarkan situasi semasa, tiada perjumpaan secara fizikal dirancang. Adalah
dicadangkan Change Ambassador untuk memberikan penerangan kepada
pengguna berkenaan MyGovUC 2.0 di agensi masing-masing. Pasukan
MyGovUC akan membantu dalam memberikan maklumat yang diperlukan.

3. Apakah fungsi portal capaian umum MyGovUC 2.0?

Portal MyGovUC 2.0 adalah merupakan laman sesawang yang menyediakan
maklumat dan bahan rujukan berkenaan MyGovUC 2.0. Portal ini juga
merupakan landing page untuk mengakses ke Single Sign On (SSO) MyGovUC
2.0. Portal ini boleh dilayari melalui url https://www.mygovuc.gov.my/

4. Siapakah dan apakah peranan Change Champion?

Change Champion adalah merupakan Pengurus ICT atau jawatan yang
seumpamanya di agensi. Peranan Change Champion adalah sebagai
penghubung pengurusan atasan, memimpin dan mengurus pelaksanaan
MyGovUC 2.0 di agensi.

5. Siapakah dan apakah peranan Change Ambassador?

Change Ambassador adalah merupakan Pegawai ICT atau Pegawai yang
mengurus berkaitan perkhidmatan e-mel di agensi. Peranan Change
Ambassador adalah sebagai penghubung dengan agensi, menyelaras dan
mengurus akaun pengguna.

6. Siapakah dan apakah peranan Change Manager?

Change Manager adalah Pegawai penghubung mengikut kementerian dan
agensi MyGovUC 2.0 yang akan berhubung dengan Change Champion dan
Change Ambassador di agensi.

7. Bagaimanakah maklumat MyGovUC 2.0 diperolehi?

Maklumat berkenaan MyGovUC 2.0 boleh diperolehi melalui hebahan poster,
hebahan tips dan hebahan video yang dihantar oleh Pasukan Pengurusan
Perubahan MyGovUC 2.0 melalui Change Ambassador agensi yang dilantik.
Maklumat juga boleh diperolehi dari Portal MyGovUC 2.0.

8. Bagaimana mencapai perkhidmatan MyGovUC 2.0 dan senarai perkhidmatan yang disediakan?

Perkhidmatan MyGovUC 2.0 boleh dicapai melalui url
https://www.mygovuc.gov.my/ . Pengguna perlu memilih menu Log Masuk
MyGovUC 2.0. Seterusnya pengguna perlu memasukkan user id dan password
dengan format berikut:

 

User id : nama.agensi
Password: mengikut password yang ditetapkan (minimum 12 character, 1 huruf
besar, 1 simbol (kecuali simbol &) dan 1 nombor)

 

Senarai Perkhidmatan MyGovUC 2.0

 

 

Bil.PerkhidmatanPenerangan
1E-mel

E-mel dicapai melalui kemudahan desktop dan
peranti mudah alih. Pengguna digalakkan
mengguna kemudahan WebClient untuk
mengakses MyGovUC 2.0. Bagi pemasangan
e-mel pada Windows 10, sila rujuk manual
pengguna di Portal MyGovUC 2.0

2Conferences

Conferences atau Persidangan Dalam Talian
disediakan kepada semua pengguna. Pengguna
boleh berhubung secara one to one atau one to
many mengikut keperluan. Maksimum 75 peserta
dalam satu sesi untuk persidangan yang
dibenarkan

3SmartAttach

Membolehkan pengguna melampirkan dokumen
yang bersaiz besar melebihi 10 MB melalui e-mel

4TeamChat

TeamChat mempunyai fungsi kolaborasi untuk
pasukan atau projek serta mempunyai fungsi lebih
berbanding WebChat iaitu perkongsian fail,
panggilan conference, penjadualan temujanji dan
lain-lain.

5WebChat

WebChat adalah bagi aplikasi desktop manakala
bagi peranti mudah alih dikenali sebagai iceChat.
WebChat menyediakan pelbagai kaedah untuk
berkomunikasi dengan contact yang ada seperti
penghantaran mesej, panggilan audio/video,
menghantar e-mel, perkongsian fail dan boleh
melihat sejarah perbualan.

6Mail Relay

Permohonan penghantaran notifikasi secara pukal
melalui kemudahan Mail Relay

7Online Archiving

Online Archiving atau Pengarkiban Dalam Talian
membolehkan fungsi pengarkiban e-mel pengguna
dilaksana secara automatik.

8

Email Right
Management
System

Email Right Management System Sistem atau
Pengurusan Kawalan e-mel membenarkan sekatan
dibuat ke atas e-mel yang dihantar. Fungsi ini
belum diaktifkan dan akan dimaklumkan kemudian

9

User Profile
Management
System (UPMS)

UPMS adalah Sistem Pengurusan Profil Pengguna
adalah sistem untuk mengurus akaun pengguna di
agensi.

10

Learning
Management
System (LMS)

LMS adalah Sistem Pengurusan Pembelajaran
yang membolehkan pengguna di agensi
mempelajari perkhidmatan MyGovUC 2.0 secara
dalam talian.

11Meja Bantuan

Meja Bantuan merupakan perkhidmatan yang disediakan secara 24/7. Perkhidmatan ini boleh dicapai melalui talian 03-83200660 atau secara e-mel ke sdmygovuc@mampu.gov.my

9. Apakah keperluan minimum untuk menggunakan IceWarp di browser Dekstop?

Keperluan minimum untuk menggunakan MyGovUC 2.0 adalah seperti
browser berikut: RIE10+, Firefox 2+, Safari 9+, Google Chrome, Edge.

10.Adakah perkhidmatan MyGovUC 2.0 boleh dipasang di peranti mudah alih?

Perkhidmatan MyGovUC 2.0 boleh dipasang di peranti mudah alih IOS dan
Adroid. Manual pengguna boleh diperolehi dari portal MyGovUC 2.0.

Page Info:     Total Views-     4918
PENGIKTIRAFAN
Logo_LRQA_UKAS_COMBINED.png

WEB MOBIL
codemobile
APLIKASI MOBIL
gammacode

BILANGAN PELAWAT
Pelawat hari ini: 160
Jumlah pelawat: 149825
Hubungi Kami

UNIT PEMODENAN TADBIRAN 
DAN PERANCANGAN PENGURUSAN MALAYSIA
Aras 6, Setia Perdana 2,
Kompleks Setia Perdana,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62502 Putrajaya Malaysia
T 603 8000 8000   F 603 8888 3721
E webmaster[at]mampu.gov.my

2021 © Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
Paparan terbaik menggunakan pelayar Mozilla Firefox dan Google Chrome dengan resolusi skrin 1366 x 768
logo123

MAMPU